Planungsbüro für Haustechnik Beier & Lehsten
Auf der sicheren Seite: Kostencontrolling im TGA-Büro

Vorausschauend planen und Missstände erkennen – das A und O für wirtschaftlichen Erfolg.

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Das Verhältnis zwischen Leistung und Honorar hat sich in den vergangenen Jahren dramatisch verschoben. Nicht selten geraten Planer enorm unter Druck, wenn es darum geht, Bauprojekte effizient abzuwickeln. Umso wichtiger ist daher das frühzeitige Erkennen von Missständen.

In großen Ingenieurbüros ist es längst Gang und Gäbe, auf Instrumente für Kostenplanung und Baucontrolling zurückzugreifen. „Controlling" – ein Begriff aus dem amerikanischen Sprachgebrauch - bedeutet sinngemäß Beherrschung, Lenkung und Steuerung eines Vorganges. Ein komplexes Verfahren, das, wenn richtig angewandt, Erfolg verspricht. Auch im kleineren Planungsbüro.

Dipl.-Ing. Mathias Weller

Nun tun sich kreative Köpfe bekanntlich schwer mit stringentem unternehmerischem Denken. Doch wer hier auf die richtige Softwarelösung vertraut, ist auf der sicheren Seite. Bei Beier & Lehsten, einem Planungsbüro für Haustechnik in Güstrow in Mecklenburg-Vorpommern, wurden die Weichen für ein EDV-gestütztes Controlling seit geraumer Zeit gestellt.

„Wir wollten mit der neuen Software unsere Bauprojekte kostengünstig abwickeln und mit einer effizienten Bauüberwachung Geld sparen“, erinnert sich Dipl.-Ing. Mathias Weller. Das System sollte unter Windows laufen, bedienerfreundlich sein und die Anforderungen eines Planungsbüros abdecken.

Die Wahl fiel im Jahr 2000 auf CALIFORNIA 3000, eine durchgängige Softwarelösung mit Modulen zur Kostenplanung, AVA und Bau-controlling des Münchener Herstellers G&W Software Entwicklung GmbH. Für Weller „eine Bauchentscheidung, die sich bewährt hat“.

Flexibel und individuell
Das Büro, das Leistungen im Bereich Heizung-, Sanitär, Klima und Lüftungstechnik von der Planung bis hin zur Objektbetreuung abwickelt, arbeitet im überwiegend kommunalen Bereich. Dazu gehören allgemeine Erschließungsarbeiten in neu ausgewiesenen Wohngebieten, Sanierungen von Heizhäusern für Schulen, Sporthallen und anderen öffentlichen Einrichtungen sowie Modernisierungen von kommunalen Wohnbauten und Dienstleistungsgesellschaften.

Frei nach Wellers Maxime „Spare nicht am Ingenieur, sondern mit dem Ingenieur“ sucht das Planungsbüro stets Lösungen, die sich für Bauherren und Planer gleichermaßen rechnen. Hoch im Kurs steht daher bereits im Vorfeld die Kostenplanung.

Rohrverlegung

„Wir wollen von Anfang an wissen, rechnet sich das Projekt oder nicht“, spricht Weller an, was für kleinere Planungsbüros schnell zum Risiko werden kann: eine falsche Kostenschätzung. Für den Ingenieur ist eine exakte Planung und die strikte Einhaltung des vorgegebenen Kostenrahmens daher das A und O eines jeden Projekts.

„Um unseren Kunden verlässliche Kosten zu gewährleisten, planen und kontrollieren wir die Kosten sehr detailliert“, beschreibt Weller das Herangehen an ein Projekt. Unterstützt wird er dabei von der Software, die von der ersten Kostenschätzung bis zur Rechnungsstellung verlässliche Daten liefert.

Seit annähernd sieben Jahren arbeiten die vier Ingenieure von Beier & Lehsten mit den Modulen Kostenermittlung, LV-Erstellung, Aufmaß, Abrechnung und Projektüberwachung sowie Rechnungsstellung. „Wir haben uns das Programm so zusammengestellt, wie wir es brauchen“, lobt auch Dipl.-Ing. Peggy Stindl die flexible Arbeitsweise und individuelle Ausrichtung des Programms.

Dipl.-Ing. Peggy Stindl

Mit dem Modul KOS lassen sich schnell und unkompliziert die Kosten für ein neues Projekt ermitteln. Dies geschieht zum Beispiel über im System hinterlegte Daten aus Altprojekten (Vergleichsobjekten) anhand von Kenngrößen nach DIN 276. Darüber hinaus lassen sich die Kosten wahlweise mit Mengen und Einheits- oder Gesamtpreis ermitteln.

Ein besonderes Plus: Planungsvarianten können einfach über die Drag-&-Drop-Funktion dargestellt werden. „Ich nehme zum Beispiel den angebotenen Waschtisch aus dem LV, sehe den Preis und unsere Kosten und kann problemlos Waschtische eines anderen Herstellers einblenden, ohne meinen Kostenrahmen aus dem Blick zu verlieren. Das schafft Flexibilität“, sagt Anwenderin Stindl. Bei Sanierungen von Wohnbauten mit bis zu 70 Einheiten ist dies ein entscheidender Vorteil, nicht nur bei der Auswahl der Sanitärobjekte.

Zeitsparend und effizient
Als das Rathaus in Güstrow technisch auf den neuesten Stand gebracht werden sollte, war Kreativität gefragt. Das alte Heizungssystem sollte grundlegend modernisiert werden, da es dem heutigen Standard nicht mehr entspricht. Die Nachteile lagen in dem hohen Verbrauch der Wartungsanfälligkeit der in die Jahre gekommenen Heizanlage.

Nach einer Analyse des Ist-Bestands erfolgte eine umfassende Energieberatung. Danach erstellten die Planer das Energiekonzept, das sowohl dem Budget, den Fördermöglichkeiten als auch den bauphysikalischen Anforderungen gerecht werden sollte. Die neuen Heizungsrohre mussten an Stuckarbeiten vorbei durch alte Holzkassettendecken verlegt werden, was den planerischen Aufwand erhöhte und eine Herausforderung für die Ingenieure darstellte.

Bereits nach der ersten Kostenermittlung gab der Bauherr das Projekt frei und die LV-Erstellung erfolgte zeitnah. „Früher dauerte ein solches Prozedere etwa ein halbes Jahr. Heute geht das wesentlich schneller – dank der Software.“

Mithilfe von CALIFORNIA 3000 lassen sich Leistungsverzeichnisse problemlos und schnell erstellen. Dazu können bereits vorhandene Projekt-LVs oder bürointerne Stammtexte sowie Standardtexte wie zum Beispiel das STLB-Bau (Dynamische BauDaten) verwendet werden.

Sämtliche Daten können zudem im GAEB-Format über eine Schnittstelle reibungslos vom Auftraggeber oder -nehmer sowie beteiligten Partnerbüros importiert und exportiert werden, was sich bei einem umfangreichen LV als enorme Zeitersparnis erweist. Konkret heißt das: Auch bürointerne Abläufe wie das mühsame Abtippen von Leistungsverzeichnissen lassen sich deutlich straffen.

Bei Beier & Lehsten nutzen die Planer die Software durchgängig zur Überwachung aller anfallender Bauprojekte: Von der ersten Freigabe der ersten Abschlagsrechnung bis zur Rückgabe der Bankbürgschaft nach Ablauf der Gewährleistungsfrist. Als besonders zeitsparend erweist sich dabei die automatische Buchung von Zahlungsanweisungen für Abschlagszahlungen und Schlussrechnungen.

Durch den permanenten Soll-/Ist-Vergleich haben die Ingenieure zudem jederzeit einen genauen Überblick über die Kostenentwicklung und den aktuellen Abrechnungsstand. Ein Aspekt, der auch für den Auftraggeber interessant ist. Dazu Peggy Stindl: „In jeder Bauphase den exakten Kostenstand benennen zu können, gibt nicht nur uns, sondern auch dem Bauherrn die größtmögliche Sicherheit.“

Haus der Kirche, Güstrow

Autor: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: Beier & Lehsten, Güstrow
© G&W Software Entwicklung GmbH 2007

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