Stadt Heiligenhaus:
Vergabestelle als zentraler Baustein zur Korruptionsprävention

Schon 1997 führte die Stadt Heiligenhaus eine Zentrale Vergabestelle im Geschäftsbereich Finanzdienste ein. Damit demonstriert die knapp 28.000 Einwohner zählende Stadt, dass es auch in kleineren Kommunen möglich ist, eine strikte Trennung zwischen Lieferanten und Kontakten innerhalb der Behörde zu gewährleisten und damit einen wirksamen Beitrag zur Korruptionsprävention zu leisten.

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So sind in Heiligenhaus alle bautechnischen Vergabeverfahren von der Planung und Durchführung der Maßnahme losgelöst. Aber auch alle sonstigen Beschaffungsmaßnahmen werden von der Zentralen Vergabestelle nach VOL ausgeschrieben und das mit ein und derselben Softwarelösung.

Um die Ausschreibungsverfahren zu erleichtern, suchte man eine Softwarelösung, die sowohl die Anforderungen der einzelnen Bauämter und sonstigen Fachabteilungen, als auch die der Vergabestelle optimal abdeckt. Vier verschiedene Programme wurden unter die Lupe genommen und getestet. 1999 traf man dann die Entscheidung für die durchgängige AVA-Software CALIFORNIA 3000 des Softwarehauses G&W Software Entwicklung GmbH aus München.

Von der Kostenschätzung bis zur Projektabrechnung

Grund dafür war das breit gefächerte Anwendungsspektrum, angefangen bei der Kostenschätzung über die LV-Erstellung und Vergabe,  Projektabrechnung mit Kostenkontrolle und Nachtragsverfolgung bis zur Abwicklung von Jahresvertragsarbeiten für den Bauunterhalt. Auch vereinfacht die projektbezogene Dokumentenstruktur die Arbeiten der Vergabestelle enorm.

Darüber hinaus überzeugte die einfache Handhabung und selbsterklärende Benutzeroberfläche, die Netzwerkfähigkeit des Programms, die differenzierte Rechteverwaltung und nicht zuletzt das gute Preis-Leistungs-Verhältnis alle Beteiligten. So wird das System sowohl im technischen Bereich, zu diesem zählen die Baubereiche im Hoch- und Tiefbau und die Stadtbetriebe, als auch in der allgemeinen Verwaltung, im Bereich Schule und Sport, Kultur, Jugend und Soziales etc. eingesetzt und läuft zentral auf einer Oracle-Datenbank.

Auch Spielgeräte und deren Montage werden über CALIFORNIA 3000 ausgeschrieben

Vergabestelle ist „Herr des Verfahrens“

Wollen die einzelnen Fachbereiche Leistungen ausschreiben, so erstellen sie mittels CALIFORNIA 3000 die Kostenschätzung, führen dann eine detaillierte Kostenberechnung durch und erstellen auf dieser Basis das Leistungsverzeichnis. Dieses reichen sie mit dem Vergabevermerk an die Zentrale Vergabestelle weiter. Da das System auf einer Datenbank basiert, können nun die Mitarbeiter in der Vergabestelle auf das Projekt zugreifen und sperren das LV für die Fachabteilung, so dass eine Durchführung von Änderungen ausgeschlossen ist. Jürgen Hollenberg, Abteilungsleiter im Fachbereich Finanzdienste: „Wir von der Zentralen Vergabestelle sind Herr des Verfahrens. Wir vergeben die Zugriffsrechte und definieren, wer von den Fachabteilungen wann auf welche Daten Lese- und Schreibzugriff hat. Das ist so einfach im Programm, dass sogar wir als EDV-Laien nach kurzer Einarbeitungszeit die Zugriffsrechte sperren oder vergeben können.“

Die differenzierte Zugriffsrechteverwaltung ermöglicht die Freigabe oder Sperrung sowohl einzelner Programmfunktionalitäten als auch den Zugriff oder die Sperrung auf allen Gliederungsebenen der Datenstruktur von der Projektgruppe bis zum einzelnen Leistungsverzeichnis, über Textbereiche bis zum einzelnen Feld in der Adresskartei. Eine besonders hilfreiche Funktionalität von CALIFORNIA 3000 ist die prozessgesteuerte Sperrung der Sicht auf Preisinformationen während des Vergabeverfahrens für alle Nichtbefugten.

Identisches Verfahren für VOL- und VOB-Ausschreibungen

Doch nicht nur Bauleistungen werden mit CALIFORNIA 3000 ausgeschrieben, sondern auch sämtliche anderen Leistungen, wie zum Beispiel EDV-Ausstattung, Spielgeräte für Kinderspielplätze, Reinigungsleistungen, Ausstattungen für Schulen und Kindergärten, Kehrmaschinen und Fahrzeuge für die Feuerwehr. Rita Neuhaus, Sachbearbeiterin in der Zentralen Vergabestelle, erläutert: „Die Abläufe bei VOL- und VOB-Ausschreibungen sind völlig identisch. Der einzige Unterschied besteht in der Benutzung verschiedener Formblätter. So haben wir sowohl die Mustervordrucke für VOB- als auch für VOL-Leistungen im System hinterlegt.“ Benötigt eine Abteilung zum Beispiel neue Drucker oder einen neuen Kopierer, füllt der entsprechende Mitarbeiter im System das Formblatt aus, erstellt das Leistungsverzeichnis und gibt dieses mit dem Vergabevermerk weiter. 

3. Bauabschnitt einer Entflechtungsstraße. Hier wurden Straßen-, Kanal- und Ingenieurbautätigkeiten ausgeschrieben.

„Acht-Augen-Prinzip“ bei Vergabe und sachlicher Prüfung

Die Zentrale Vergabestelle erstellt dann die Ausschreibungsunterlagen und die Bieterlisten und führt den Versand der kompletten Unterlagen durch. In der Kommune gilt nicht nur das „Vier-Augen-Prinzip“, also die Gegenkontrolle von Ausschreibungs- und Bestellvorgängen, sondern sogar das „Acht-Augen-Prinzip“. Nach der Durchführung der Submissionen erfolgen in der Zentralen Vergabestelle die Plausibilitätskontrollen, die formalen und rechnerischen Prüfungen der Angebote wie auch die Erstellung der Preisspiegel. Somit ist ausgeschlossen, dass die mit der Abwicklung von Baumaßnahmen betrauten Beschäftigten vorzeitig die Bieterkreise kennen. Erst die fachtechnischen und wirtschaftlichen Prüfungen finden in den Fachbereichen oder externen Architektur- und Ingenieurbüros, sofern diese die Ausschreibung vorbereitet haben, anhand standardisierter Prozeduren statt. Die Auftragsvergabe sowie die Absagen erfolgen durch die Zentrale Vergabestelle. Auch hier gilt wiederum das „Vier-Augen-Prinzip“. Insgesamt führt die Vergabestelle jährlich ca. 80 bis 100 beschränkte und öffentliche Ausschreibungen durch. Dabei reicht das Investitionsvolumen von 5.000 bis 500.000 Euro.

Einheitliches Verfahren durch AVA-System

Nach den Vorteilen des Einsatzes der AVA-Software befragt, erläutert Jürgen Hollenberg: „Mit CALIFORNIA 3000 haben wir im Haus ein für alle Beteiligten einheitliches Verfahren. Die Preisspiegel sind schnell mit dem Programm erstellt. Das war früher ein enormer Aufwand und hat uns immens Zeit gekostet. Außerdem ist jede Maßnahme nachvollziehbar. Die Preise bleiben ja im System gespeichert, so dass wir auf diese bei einer ähnlichen Maßnahme wieder zugreifen können.”

Auch kann der gesamte interne Vergabeprozess völlig papierlos gestaltet werden, da alle Abteilungen auf die relevanten Daten auf dem Server zugreifen. Dieses ist durch die differenzierte Zugriffsrechteverwaltung möglich. Dadurch müssen Projekte nicht ein- und ausgelagert werden, sondern können auf Datenbankbasis gesperrt werden.

Wesentlich bei der Entscheidung für das Programm war die einheitliche Struktur. Jürgen Hollenberg: „CALIFORNIA 3000 bot uns die meisten Möglichkeiten bezüglich Einheitlichkeit und Komplexität. Wichtig war uns auch, nur ein Ausschreibungsprogramm für alle Bereiche also für VOB- und VOL-Auschreibungen zu haben.“ Heute läuft bei der Stadt Heiligenhaus auch der gesamte Projektschriftverkehr wie Anschreiben, Aufforderungsschreiben zur Angebotsabgabe, Absagen und Auftragserteilungen über die Softwarelösung. Formatvorlagen, Vordrucke und Vertragsbedingungen sind auch im System hinterlegt, so dass jeder darauf zugreifen kann. Und nicht zuletzt leistet das Programm durch seine Durchgängigkeit, aber auch durch die Möglichkeit der Zugriffsrechtesperrung gekoppelt mit dem in der Kommune angewandten „Acht-Augen-Prinzip“ einen wesentlichen Beitrag zur Korruptionsprävention.

Autorin: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: Zentrale Vergabestelle, Heiligenhaus
© G&W Software Entwicklung GmbH 2008

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