ENNI: Mit schlanken Prozessen erfolgreich

Effizienter bei Baukostenplanung und Bauabrechnung

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Zur Jahrtausendwende verheiratete die Moerser und Neukirchen-Vluyner Kommunalpolitik ihre bis dahin rein kommunalen Stadtwerke. Gemeinsam mit zwei privaten Gesellschaftern gründeten sie die Energie Wasser Niederrhein (ENNI). Und die ist binnen weniger Jahre zu einem der bedeutendsten Wirtschaftsunternehmen der Region gereift; attraktiv für Gesellschafter, Kunden und den lokalen Arbeitsmarkt. Dabei steht die Gesellschaft mit ihren kommunalen und rein privaten Anteilseignern im täglichen Spannungsfeld ihrer Ziele. Denn neben einer attraktiven Rendite haben kommunale Interessen wie eine sichere Versorgung und eine attraktive Preispolitik für die Bürger oberste Priorität.  

Die Geschäftsführer der ENNI Stefan Krämer
und Ditmar Jakobs im Gespräch

Oberstes Unternehmensziel ist die dauerhafte unternehmerische Selbständigkeit bei gleichzeitig kommunaler Ausrichtung. Voraussetzung dafür ist die Erwirtschaftung einer branchenüblichen Rendite und ein Wachstum in schrumpfenden Märkten. Längst kein Selbstläufer. Denn steigender Wettbewerbsdruck und schwierige gesetzliche Rahmenbedingungen stellen das Unternehmen unter einen enormen Kostendruck. Dem will ENNI mit optimalen Geschäftsprozessen und einer kundenorientierten Organisationsstruktur entgegnen.

Um hier den richtigen Hebel anzusetzen, unterzog der Versorger gemeinsam mit der renommierten Managementberatung Horvath & Partners alle Prozesse des Unternehmens einer so genannten Wettbewerbsanalyse. Die gewonnenen Erkenntnisse nutzten die Stadtwerke, um einige Bereiche organisatorisch zu verändern und zudem Prozesse anzupassen. Das führte zu einer größeren Effektivität und Leistungssteigerung. Vor allem der Vertrieb profitierte durch eine neue Organisation. Hier wurden zudem Abläufe umfangreich verändert. Akuten Handlungsbedarf gab es auch in der Datenverarbeitung. Hier machte die Analyse deutlich über dem Branchenschnitt liegende Kosten sichtbar. Im Rahmen einer neuen Datenverarbeitungsstrategie übergab ENNI die SAP-Systeme nebst ihrer IT-Abteilung an einen Dienstleister. Eintretende Kostendegressionseffekte, etwa bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen oder den abzusehenden SAP-Umstellungen, muss das Unternehmen dadurch zukünftig nicht mehr alleine tragen.

Weiteres Optimierungspotenzial ergab sich im Leitungsbau. Hier ist es das Ziel, den Aufwand ohne spürbaren Qualitätsverlust langfristig zu reduzieren und den Anforderungen des informatorischen Unbundlings gerecht zu werden.

Baukosten zählen zu den Hauptausgaben
Da bei einem Versorger die Baukosten neben der Energiebeschaffung und den Personalkosten die Hauptausgaben ausmachen, haben bei der ENNI alle Faktoren, die Bauprojekte betreffen, wie Planung, Baubetreuung und Baukostenüberwachung einen hohen Stellenwert und bedürfen einer ständigen Optimierung. Alleine das Budget für die Jahresverträge liegt zwischen 2,5 bis 3 Millionen EURO. 10 Prozent davon entfallen auf Einzelbeauftragungen.

Entscheidungsvorlage für Gutschriftverfahren
Im Oktober 2003 erteilte die Geschäftsführung einer Projektgruppe den Auftrag, die Einführung des Gutschriftverfahrens zu untersuchen. Projektziel war, neben der Einführung des Verfahrens, die Optimierung der bestehenden Abläufe, die Einführung einer baustellen- und spartenbezogenen Kostenplanung sowie die Reduzierung von Aufwänden bei der Abrechnung von Fremdleistungen. Die Mitglieder des Arbeitskreises informierten sich bei anderen Versorgungsunternehmen und untersuchten die auf dem Markt verfügbaren Programme.
Werner Laschik, zum damaligen Zeitpunkt als technischer Revisor an diesem Projekt beteiligt, erläutert: „Seit Jahren haben wir mit zwei Bauabrechnungssystemen gearbeitet. Eines im kaufmännischen Bereich mit dem Schwerpunkt Ausschreibung und das andere im technischen Bereich mit Schwerpunkt Aufmaßerstellung und Abrechnung. Das neue System sollte die Funktionalität beider vorherigen Systeme abdecken.“ Im August 2004 übertrug die Geschäftsleitung Werner Laschik die Projektleitung für die Ausarbeitung einer Entscheidungsvorlage. Das daraufhin gebildete Projektteam filterte aus den untersuchten Anbietern das Münchener Softwarehaus G&W Software Entwicklung GmbH heraus und empfahl der Geschäftsführung das Bauplanungs-, AVA- und Kostenkontrollsystem CALIFORNIA 3000 der Münchener einzuführen.



Das Projektteam CALIFORNIA 3000
mit Werner Laschik 2.v.l.

Kurze Realisierungsphase
Das Programm erfüllte die Anforderungen wie Optimierung und Straffung der Prozesse, höhere Datentransparenz sowie eine Baukostenplanung über Grabenmodelle. Wichtige Faktoren bei der Entscheidungsfindung waren auch, dass Kostenplanung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung über ein System laufen konnte sowie das gute Preis-/Leistungs-Verhältnis der Software und die Option auf die zertifizierte Schnittstelle zu SAP. Anfang September 2004 erfolgte die Auftragsvergabe mit dem Ziel, im Januar 2005 die alten Programme abzulösen. Es folgte eine exakte Ausarbeitung der Prozessschritte durch die Mitarbeiter und darauf die programmtechnische Umsetzung mit Unterstützung von G&W.

Heute setzt der niederrheinische Versorger das komplette Versorgerpaket von CALIFORNIA 3000 ein: angefangen bei der automatisierten Kostenplanung über Grabenmodelle, LV-Erstellung, Aufmaßerfassung, Kosten-/Mengensplitting mit Verteilung nach Kostenträgern, Projektabrechnung und –überwachung, Abwicklung der Arbeiten auf Basis von Jahresverträgen bis hin zur Zugriffsrechteverwaltung, um nur einige zu nennen.

Einführung des Gutschriftverfahrens
In der Vergangenheit wurden die Baustellenleistungen gemeinsam vom Auftraggeber und Auftragnehmer in einem Leistungserfassungsblatt dokumentiert und durch Unterschriften anerkannt. Daraufhin stellte der Auftragnehmer die Rechnung, dann erfolgte die Rechnungsprüfung mit Freigabe und Zahlung seitens des Versorgers.

Heute werden die Leistungen, wie gewohnt, vom Auftraggeber und Auftragnehmer abgenommen. Mit CALIFORNIA 3000 erstellt der ENNI- Mitarbeiter das Leistungserfassungsblatt und übermittelt dieses dann dem Auftragnehmer als PDF-Datei auf elektronischem Wege mit einer vereinbarten Widerspruchsfrist. Das Leistungserfassungsblatt wird durch Unterschrift des Auftragnehmers und Auftraggebers zu einer dokumentierten Abrechnungsgrundlage. Heute erstellen die Stadtwerke mit dem Programm die Gutschrift mit geringem Aufwand. Ein Exemplar der Gutschrift einschließlich Daten zu Bauzeiten, Bauausführung, Steuernummer des Unternehmens, Aufmaße sowie ein Gutschriftkontrolldruck bleiben zu Dokumentationszwecken beim Unternehmen.

Nutzen für Versorger und Auftragnehmer
Die Vorteile für den Versorger liegen auf der Hand. So ermittelt das Programm automatisch die Leistungswerte. Die Abrechnung und Bezahlung der Leistung erfolgt zeitnah, dadurch kann das Unternehmen besser mit seinen geplanten Budgets arbeiten. Die mühsame Rechnungskontrolle entfällt, Doppelabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Auch reduzieren sich die Prozessschritte bei der Abrechnung der Fremdleistungen sowie der Abstimmungsaufwand zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer drastisch. Der Verhandlungsvorteil für die ENNI durch den Wegfall der Rechnungsstellung beim Auftragnehmer sowie der Zahlungsvorteil durch Skontierung bei fristgerechter Zahlungsfreigabe ist erheblich.
Doch auch für den Auftragnehmer bedeutet dieses Verfahren Vorteile. Da früher - je nach Wirtschaftsjahr - zwischen 2.500 und 3.000 Rechnungen hinsichtlich der Jahresvertragsleistung vom Auftragnehmer gestellt werden mussten, bedeutet das Gutschriftverfahren eine beachtliche Minimierung des administrativen Aufwandes. Letztendlich ist so eine win-win-Situation für beide Partner entstanden.

Kostenplanung spielt große Rolle
Führten früher die Fachbereiche für Strom, Gas, Wasser und Fernwärme Verlege- und Wartungsarbeiten unabhängig voneinander durch, so lautet heute die Vorgabe der Geschäftsführung, diese Tätigkeiten gemeinsam zu planen und möglichst auch durchzuführen. Die Baukosten sind dabei auf die einzelnen Sparten anteilsmäßig aufzuteilen. „Wir haben uns viele Gedanken gemacht, wie wir diese Vorgehensweise in Modellen abbilden können“, erklärt der Techniker Laschik und fährt fort: „Basis für unsere Kostenplanung ist das Grabenprofil. Darauf aufbauend haben wir verschiedene Mustergräben entwickelt und im System abgebildet.“
So stellten die Versorgungsexperten verschiedene Grabenmodelle mit unterschiedlichen Breiten, Längen und Tiefen als Basis für die Kostenplanung zusammen. Steht eine Trasse fest, erfasst ein Mitarbeiter alle Merkmale, die zur Kostenbeeinflussung der Baustelle führen können wie Oberfläche, Bodenaustausch etc. und pflegt diese dann ins System ein.

ENNI investiert in eine sichere Versorgung.
Monteure bei Schaltvorgängen in der neuen
Strom-Umspannanlage in Neukirchen-Vluyn.

23 verschiedene Grabenprofile mit Varianten
Mittlerweile sind im System 23 Grabenprofile gespeichert. Neue Profile können jederzeit hinzugefügt werden. Darüber hinaus bestehen unzählige, aus dem Jahresvertrag resultierende Varianten. Werner Laschik erläutert ein Beispiel: „Bei einer Trasse wird im ersten Abschnitt die Wasserleitung sowie das Mittelspannungs- und Signalkabel verlegt. Daraus resultiert ein Grabenprofil von 0,8 m x 1,25 m. Im zweiten Bauabschnitt werden nur zwei Leitungen verlegt, das heißt, der Querschnitt des Profils verändert sich. Später kommt die Niederspannungsleitung hinzu und der Graben muss wieder breiter werden. Diese verschiedenen Profile manuell zu kalkulieren, wäre ziemlich aufwändig. Nach Eingabe der vor Ort ermittelten Parameter ins System erhalte ich in Minutenschnelle die spartenbezogenen Montage- und Tiefbaukosten. Das Ergebnis wird den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. Mit CALIFORNIA 3000 ist das alles kein Problem.“
Sieht man von der Konzepterstellung einmal ab, konnten die Mitarbeiter der Projektgruppe „Kostenplanung“ innerhalb kürzester Zeit die Zusammenstellung und programmtechnische Abbildung der Grabenmodelle inklusive Verknüpfung mit den einzelnen Leistungen durchführen. Der einmal getätigte Aufwand ist dabei gegenüber den Einsparungen, die sich durch die neue, effizientere Arbeitsweise ergeben, vernachlässigbar.
Seit dem Jahr 1965 hat das Unternehmen dokumentiert, wann welche Wartungsarbeiten in welchen Zyklen anfallen. Heute berechnen die Versorgerspezialisten anhand der spartenbezogenen Kostenaufteilung, ob bei bestimmten Verlegearbeiten weitere Maßnahmen vorgezogen werden können, um dadurch später unnötige Kosten zu vermeiden. Darüber hinaus kann der Versorger mit dieser Vorgehensweise der Regulierungsbehörde und den zuständigen Prüfungsorganen jederzeit eine dokumentierte, spartenbezogene Kostenplanung vorlegen.

Vielfältige Vorteile
Dem einmaligen Aufwand bei der Abbildung der Grabenmodelle im System, der Anpassung und eventuellen Überarbeitung der Planungsansätze bei Veränderungen im Leistungsverzeichnis, stehen die vielfältigen Vorteile gegenüber. Heute erhält der Versorger dank dieser Methodik und aufgrund exakter Daten „auf Knopfdruck“ ein spartenbezogenes Kostensplitting der geplanten Baukosten und jederzeit eine nachvollziehbare Zusammenstellung der Planungskosten. Der einheitliche Planungsprozess führt auch zu einer deutlichen Qualitätssteigerung über alle Versorgungssparten. So kalkuliert die ENNI mit aktuellen Jahresvertragspreisen und kann jederzeit Auf- und Abschläge bei Fremdfirmen mit in ihre Kostenplanung aufnehmen. Das gilt in gleicher Weise für die Dokumentation der Abrechnung.
„Dank der Begleitung und der professionellen Unterstützung durch G&W ist es uns in nur drei Monaten gelungen, die Ziele unserer Geschäftsführung umzusetzen und wie geplant zum Jahresbeginn 2005 das Gutschriftverfahren und zum Jahresbeginn 2006 die Baukostenplanung  mit Grabenmodellen einzuführen“, lobt Werner Laschik. Die Datenverarbeitung mit dem Programm CALIFORNIA 3000 hat hier ihre Berechtigung unter Beweis gestellt und unterstützt den Versorger bei der Optimierung der Prozesse.

Autorin: Heike Blödorn
Fotos: ENNI Energie Wasser Niederrhein GmbH, Moers
© G&W Software Entwicklung GmbH 2006

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