Klinikum Kassel – Wirtschaftliche Abwicklung der Bauprojekte gefragt

Software für AVA und Kostenkontrolle unterstützt dabei

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Das Klinikum Kassel, ein Unternehmen der Gesundheit Nordhessen Holding AG, ist ein Haus der Maximalversorgung. Als größtes kommunales Krankenhaus in Hessen verfügt es über fast 1.200 Betten und beschäftigt 2.800 Mitarbeiter. In 25 Kliniken und Instituten werden jährlich fast 45.000 stationäre und rund 140.000 ambulante Patienten behandelt. Die 14 Fachgebiete bieten dabei höchsten medizinischen und pflegerischen Standard.

Klinikum Kassel Südansicht

Dass bei einem Betrieb dieser Größenordnung das jährliche Bauvolumen eine große Rolle spielt, liegt auf der Hand. Dazu zählen nicht nur die vielen Tätigkeiten in der Instandhaltung und Instandsetzung, für die alleine 4 Mio. € jährlich budgetiert sind, sondern vielfältige Projekte, angefangen bei Maßnahmen wie dem Umbau eines Funktionsraumes, über den Umbau einer gesamten Station bis zum kompletten Neubau. Sanierungen einzelner Gebäude die unterschiedlichen Alters sind, gehören natürlich auch dazu. Zu den aktuellen großen Projekten zählen die Sanierung des Bettenhauses der Chirurgie mit einem Bauvolumen von 25 Mio. € sowie der Neubau eines Parkhauses und eines Mutter-Kind-Zentrums mit 400 Betten. Außerdem ist aktuell die gesamte Zielplanung des Klinikums Kassel in Bearbeitung.

Zuständig für die Bauprojekte und Instandhaltungsarbeiten für alle Unternehmen der Holding ist der Zentralbereich Bau und Technik der Gesundheit Nordhessen Holding AG mit ca. 50 Mitarbeitern. Der Zentralbereich ist in die Fachbereiche Hochbau, Technische Gebäudeausrüstung sowie Elektrotechnik mit der dazugehörigen organisatorischen Unterstützung eingeteilt. Die Fachbereichswerkstätten Technik und Fernmeldetechnik, die betriebseigene Gärtnerei und die Zentrale Leitstelle Technik sind im Zuständigkeitsbereich des Klinikums.

Kostenkontrolle ist Thema

Wirtschaftliches Bauen und Kostenmanagement rücken in Zeiten knapper werdender Gelder immer mehr in den Vordergrund. Da liegt es auf der Hand, mit einem entsprechenden Softwaresystem die Kosten der Bauprojekte optimal zu planen und zu überwachen. Da das alte Softwareprogramm nicht mehr den deutlich gestiegenen Anforderungen im Bereich Kostenmanagement und Kostencontrolling entsprach, entschied sich die Abteilung Technik im Jahr 2001, das AVA- und Kostenkontrollsystem CALIFORNIA 3000 des Münchener Herstellers G&W Software Entwicklung GmbH einzusetzen.

Das Programm bietet die Vorteile einer durchgängigen Lösung: die Transparenz des gesamten Planungs- und Ausführungsprozesses, Qualitätssicherung der Planung sowie die Beschleunigung der einzelnen Arbeitsvorgänge. So sind eine erste Kostenschätzung z.B. nach der DIN 276, eine schnelle Mengen- und Kostenermittlung mittels Raum- und Gebäudebuch bei optimaler Transparenz möglich. Alle Projektstadien sind nachvollziehbar gegliedert und dokumentiert. Der Funktionsumfang des Programmes mit verschiedenen Modulen, die einfache Handhabung sowie die Möglichkeit, das System später an SAP anzubinden – beim Klinikum Kassel läuft die Finanzbuchhaltung darüber – waren die Hauptkriterien für die Entscheidung.

Von der ersten Kostenschätzung zur Vergabe

Abhängig von Art und Größe der Bauprojekte werden diese vom Ablauf her unterschiedlich bearbeitet. Dabei versucht der Zentralbereich Bau und Technik so viel wie möglich mit eigenem Personal abzudecken, stößt allerdings bei großen Projekten und der Vielzahl der zu betreuenden Unternehmen der Holding an ihre Grenzen. Dann werden die Planungsleistungen für Architektur, Statik, Medizin- und Haustechnik an entsprechende Büros vergeben. Diese schreiben die auszuführenden Gewerke selber aus. Bei den meisten Projekten des Klinikums wird allerdings die Planung der Haustechnikleistungen intern erbracht.

Bei Initiierung eines neuen Projektes ermittelt der Bereich Bau und Technik mit CALIFORNIA 3000 zuerst einmal die Kosten über Kenngrößen, z.B. nach der DIN 276, über abgerechnete Vergleichsobjekte oder wahlweise mittels einer detaillierten Kostenermittlung über Leistungen mit Mengen- und Einheitspreisen. Dabei lassen sich Planungsvarianten einfach per Knopfdruck im System durchspielen und so aktiv die Kosten planen. Dieses Vorgehen bietet größtmögliche Transparenz des Planungsprozesses durch die Dokumentation aller Kostenstände - angefangen bei der ersten Kostenschätzung bis zur Kostenfeststellung.

Ist das Budget auf Basis der Kostenschätzung genehmigt, geht es weiter mit der Erstellung der Leistungsverzeichnisse. Fachbereichsleiter Elektrotechnik Lutz Spannknebel: „Zuerst ordne ich die verschiedenen Titel den Kostengruppen zu und ermittele daraufhin die Mengen.“ Dies geschieht mittels Standardformeln oder freier Formeleingabe. Vorteil: der Mengenansatz ist auch später noch nachvollziehbar und übersichtlich darstellbar - auch in Druckform - und die dazugehörigen Kosten sind bei der Bearbeitung sofort ersichtlich. Die Daten kann der Planer entweder aus vorhandenen Stamm-Leistungsverzeichnissen per Drag & Drop, aus eigenen Stammtexten oder aus Standardtexten wie Heinze BauOffice oder STLB-Bau/Dynamische Baudaten übernehmen. „Allerdings sind nach unserer Ansicht die Standardtexte eher für den Hochbau als für uns Haustechniker geeignet, so dass wir aufgrund der Besonderheiten der Krankenhaustechnik auf unsere eigenen vorhandenen Texte zurückgreifen.“

Nach abgeschlossener Kalkulation wird das Leistungsverzeichnis an die potenziellen Bieter, bei öffentlichen Aufträgen auf Anforderung der Bieter, elektronisch verschickt. In der Haustechnik sind es pro Gewerk zwischen fünf und zehn Firmen. Sobald die ausgefüllten LVs wieder im Hause vorliegen, werden die Daten ins System eingelesen, der Preisspiegel erstellt und der Auftrag an den günstigsten Bieter bzw. den mit dem wirtschaftlichsten Angebot vergeben.

Flurumbau

Elektronisches Einlesen des Aufmaßes

Regen Anklang findet das elektronische Aufmaßmodul. „In meinem Fachbereich gestaltet sich das Ermitteln der Aufmaße z.B. bei den Leitungsanlagen, mit einer Vielzahl von Teillängen recht aufwändig. Ermittle ich mit einem Unternehmen vor Ort zusammen das Aufmaß, dann können nachher auf dem Aufmaßzettel Hunderte von Aufmaßdaten untereinander stehen. Diese müsste ich alle vorprüfen. Glücklicherweise kann ich mittels der Abrechnungsschnittstelle DA11 (REB 23.003) die Daten elektronisch einlesen“, erklärt Lutz Spannknebel. Das Unternehmen stellt dann die vom Klinikum abgenommenen Leistungen in Rechnung und die Auszahlung des Betrages wird sofort avisiert.

Instandhaltungsarbeiten über Rahmenvertrag abgewickelt

Für Instandhaltungsarbeiten – hier sind 2 Mio. € jährlich für das Klinikum budgetiert - schließt die Abteilung Technik Rahmenverträge mit den einzelnen Unternehmen. Dazu zählen Bodenbelags-, Fassaden-, Maler-, Maurer-, Rohbau- und Starkstromarbeiten etc. Hier kommt das Modul Jahresvertragsarbeiten/Zeitvertragsarbeiten zum Tragen. Dieses reduziert den Aufwand für Planung, Auftragsabwicklung und Abrechnung von Maßnahmen auf der Basis von Rahmenverträgen auf ein Minimum und unterstützt auch die Ausschreibung, Angebotsprüfung und Vergabe der Verträge. Das Modul erzeugt automatisch die Kalkulations-, Auftrags- sowie Abrechnungs-Leistungsverzeichnisse bis zur Vorbereitung der Gutschrift.

Lüftungszentrale

Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung wissen die Mitarbeiter des Zentralbereiches Bau und Technik, welche Arbeiten in den einzelnen Bereichen jährlich anfallen und erstellen darüber ein entsprechendes Leistungsverzeichnis. Daraufhin hat der Bieter die Möglichkeit, seinen Preis zu kalkulieren. Die Rahmenverträge werden mit 16 verschiedenen Firmen abgeschlossen und laufen über zwei Jahre. Weitere 2 Mio. € sind für planbare Instandsetzungsmaßnahmen im Klinikum vorgesehen. Für die Abwicklung ist der Fachbereich Bau und Technik selbst verantwortlich.

Daten auf Knopfdruck bereit
Besonders gefällt den Ingenieuren die Möglichkeit, aus Leistungsverzeichnissen abgewickelter Projekte zwecks schneller Erstellung eines neuen LVs Texte zu übernehmen, sowie die schnelle Erstellung von Kostenübersichten jeglicher Art zu Dokumentationszwecken und für die Geschäftsleitung.

Die Geschäftsführung des Klinikums erhält im Vierteljahresrhythmus eine Kostenanalyse. In dieser sind die geleisteten Tätigkeiten und angefallenen Kosten verglichen mit den budgetierten sowie den entsprechenden Projekthochrechnungen gegenüber gestellt.

Laut Lutz Spannknebel unterstützt ihn das AVA- und Kostenkontrollsystem bei der Abwicklung seiner Projekte genau und präzise, und das angefangen bei der Kostenermittlung über die LV-Erstellung bis zur Abrechnung und Projektüberwachung. Zu jedem Zeitpunkt sind alle Kostenstände dokumentiert und abrufbar. Da das Klinikum Kassel auch Projekte mit Fördermitteln des Sozialministeriums abwickelt, besteht eine Nachweispflicht. „Wird ein Projekt mit Landesmitteln gefördert, wie die Sanierung des Bettenhauses der Chirurgie, überprüft das Land, ob diese Zuwendungen förderfähig sind oder nicht. Mit CALIFORNIA 3000 haben wir die Daten auf Knopfdruck bereit.“

Kontakt

Gesundheit Nordhessen Holding AG
Zentralbereich Bau und Technik
Herr Lutz Spannknebel
Mönchebergstraße 41-43
34125 Kassel
Telefon 0561 / 980 4489
E-Mail: lutz.spannknebel(at)klinikum-kassel.de

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