MVV Mannheim: Einführung von CALIFORNIA 3000 bei der MVV Energie AG

Die Verteilung von Strom, Fernwärme, Gas und Wasser sowie die Müllverbrennung sind das Kerngeschäft der MVV Energie AG, einer der größten deutschen Energieverteiler und Energiedienstleister.

Download: Anwenderbericht im pdf-Format (Rechtsklick ...speichern als)

Seit März 1999 ist die Mannheimer Aktiengesellschaft, die sowohl Platz 5 der deutschen Stromversorger als auch der europäischen Fernwärmeunternehmen einnimmt, als erstes deutsches kommunales Versorgungsunternehmen börsennotiert. Die MVV Energie AG Mannheim berichtet für G&W AKTUELL über die Einführung von CALIFORNIA 3000 Enterprise Edition als Unternehmenslizenz.

Sie können zu Recht stolz sein auf den Erfolg ihres Unternehmens, und sie sind es auch: Die Mitarbeiter der MVV Energie AG Mannheim. Nach dem erfolgreichen Börsengang im Jahre 1999 – damals als erstes deutsches kommunales Versorgungsunternehmen an der Börse ein kühner Schritt – liegt die Mannheimer MVV Energie AG heute im Spitzenfeld der deutschen Stromversorger und der europäischen Fernwärmeunternehmen. Und sie ist eindeutig weiter auf Erfolgskurs.

Jährlich fallen Baumaßnahmen zwischen 20 und 25 Mio. Euro an. Diese reichen von Erneuerungen von Hausanschlüssen über Ausbesserungen von Versorgungsleitungen bis hin zu Neu- und Umbauten und der Ausstattung von Großprojekten wie der neuen Mannheimer Multifunktionsarena mit Strom, Wasser und Fernwärme.

Neue Aufgaben erfordern neue Lösungen
Da das seit acht Jahren eingesetzte AVA-System nicht mehr „richtig rund“ lief und die in der Vergangenheit eingesetzte Programmversion nicht unter Windows XP lauffähig ist, ist ein Arbeitskreis gebildet worden, mit dem Ziel, ein Softwareauswahlverfahren für ein neues AVA-System durchzuführen. Dieser setzte sich aus zwei Mitarbeitern der IT-Abteilung und – insbesondere wegen der Abteilungsübergreifenden Unternehmensprozesse, die mit der neuen Lösung abgedeckt werden – aus Mitgliedern aller Abteilungen, die das AVA-System nutzen, wie Einkauf, Technik, Hoch- und Tiefbau zusammen.

 
Die Mitarbeiter der MVV Energie AG Mannheim
sind zu Recht stolz auf ihr erfolgreiches Unternehmen ...

CALIFORNIA 3000 erfüllt Anforderungskatalog
Der achtköpfige Ausschuss, der bei Bedarf bis auf 16 Personen erweitert wird, erstellte erst einmal einen Kriterienkatalog mit 104 Anforderungen, die das neue AVA-System erfüllen sollte. Ursprünglich war nur der Test von einem Softwareprodukt, dem Nachfolgeprodukt der früheren Lösung, geplant, aber es stellte sich schnell heraus, dass Testergebnis und Bewertung anhand des Anforderungskataloges nicht befriedigend waren. Erst das vierte getestete Produkt, CALIFORNIA 3000 von G&W, erfüllte weitgehend alle Anforderungen. Diplomwirtschaftsinformatiker Clemens Eiermann, Systemanalytiker in der Abteilung IT-/Office-Anwendungen Technik und Verkehr, bemerkt: „CALIFORNIA 3000 erfüllt nicht nur unsere funktionalen, prozessorientierten und DV-technischen Anforderungen, sondern überzeugte auch im Test durch gute Antwortzeiten, Systemstabilität und eine gut strukturierte Anwendungsoberfläche.

In zwei Terminen analysierten wir gemeinsam mit G&W unsere Anforderungen und Testergebnisse. Wir haben in dem Münchener Softwarehaus einen kompetenten Partner gefunden, mit dem wir im MVV-Konzern ein AVA-System für mindestens 170 Anwender in verschiedenen Betriebsstellen und Niederlassungen einführen können.“ Systemanalytiker Gert Schill ergänzt die Ausführungen seines Kollegen: „G&W ist für uns ein kompetenter System-Partner, der uns ein Tool zur Verfügung stellt, mit dem wir unseren Kunden, sprich den relevanten Abteilungen, flexible zukunftsweisende Lösungen anbieten, um deren Arbeitsabläufe zu optimieren.“

Intensive Tests auf drei Parallelsystemen
Nachdem die Entscheidung für das System durch den Vorstand gefallen war – eingesetzt werden alle Module von CALIFORNIA 3000 – startete am 25. März 2003 die Einführungsphase. Ziel der MVV Energie AG ist, ab 29. September das System produktiv einzusetzen. Als Projektende wurde der 28. November 2003 definiert. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Projekte mit CALIFORNIA 3000 auszuschreiben. Derzeit existieren bei der MVV drei Testsysteme von CALIFORNIA 3000. Das erste dient zum Ausprobieren, das zweite wird als Qualitätssystem eingesetzt. In diesem werden die in der Arbeitsgruppe festgelegten Einstellungen umgesetzt, getestet und so sukzessive zum späteren Produktivsystem ausgebaut. Das dritte System dient vorerst zur Konzeption und zum Test der Schnittstelle von CALIFORNIA 3000 zu SAP sowie in einer späteren Phase zum Testen eines Archivsystems. Auf die Testsysteme haben nur die Mitglieder der Projektgruppe Zugriff. Mit dem Produktivsystem arbeiten sukzessiv bis zu 170 Anwender aus zwölf Abteilungen der Bereiche Einkauf, Auftragsabrechnung, Planung und Betrieb.

 
... dessen Herz in der weithin sichtbaren
Hauptverwaltung in Mannheim schlägt

Abläufe definieren und Organisationsrichtlinien festlegen
Während der Einführungsphase überprüft der Arbeitskreis eine Verschlankung und Vereinfachung der unternehmensinternen Abläufe und bildet die Anforderungen in CALIFORNIA 3000 ab. So definiert das Projektteam die Projektstadien für Jahresvertragsarbeiten bzw. Ausschreibungen, welche Felder auf welcher Maske zu sehen sein werden, die Struktur der Projektgruppenübersicht, Benutzergruppen und deren Zugriffsrechte und die Möglichkeiten, den Anforderungen von Revision und Datenschutz gerecht zu werden und mit welcher der diversen Möglichkeiten, die das Programm CALIFORNIA 3000 bietet, bestimmte Prozesse abzuwickeln sind. Dazu gehört z.B. die Vorgehensweise bei Änderung der Abrechnungsmethode:
Wird ein Projekt als Jahresvertrag begonnen und dann plötzlich festgestellt, dass eine Ausschreibung notwendig ist, da das Investitionsvolumen über 50.000 Euro liegt, ist im Programm der Ablauf zu definieren und in den Organisationsrichtlinien festzulegen. Weitere Themen sind die Arbeitserleichterung durch Bildung von Modellen, Analyse des Bedarfs von Druckmasken und die Realisierung, Überprüfen der vorhandenen statistischen Auswertungen und Definieren eventuell zusätzlich benötigter Reports. Auch das Einlesen und die Bearbeitung von GAEB-Dateien, die Handhabung des Offerte-Moduls, die Kalkulation auf der Basis von Jahresverträgen etc. werden in CALIFORNIA 3000 getestet und Probeläufe sämtlicher Module durchgeführt. Im alten AVA-System begonnene Projekte werden nicht in CALIFORNIA 3000 weiterbearbeitet. Beide Systeme laufen ab September parallel und das bisher genutzte Programm wird zum Jahresende abgeschaltet. Übernommen werden allerdings sämtliche Jahresleistungsverzeichnisse für die diversen Gewerke, teilweise mit über tausend Positionen pro LV.

Zukünftig: komfortable SAP-Anbindung
Da SAP das Standard-Abrechnungs-System bei der MVV Energie AG ist, müssen alle auch in anderen Systemen abgerechneten Leistungen nachvollziehbar sein, da das SAP-System die Bezahlungen initiiert. Bisher übernimmt man nur die Projekte nach Leistungsvertrag in SAP, also alle Positionen mit Menge, Preis etc. Zunächst kopiert man die Jahresleistungsverzeichnisse ins SAP-System. Die abzurechnenden Projekte markiert der Bearbeiter mit einem Status. Liegt dieser vor, werden die Daten übertragen. Der Anwender muss mit dem alten System heute manuell mittels eines Eintrages in der Projektliste überprüfen, ob die Übertragung korrekt ist. Sollte ein Fehler vorliegen und er vergisst die Überprüfung, wird die Zahlung nicht freigegeben. Die Systemanalytiker möchten zukünftig diesen Mechanismus komfortabler gestalten. Dann soll überprüft werden, ob alle in CALIFORNIA 3000 eingegebenen Elemente stimmig sind. Übergibt der Anwender die Daten vom AVA-System nach SAP, so werden Daten wie Lieferantennummer, Auftragsnummer, Buchungskreis etc. automatisch überprüft und im Dialog eventuelle Fehler angezeigt, damit der Anwender diese sofort beheben kann. Angedacht ist eine Lösung, in der CALIFORNIA 3000 per Knopfdruck den Dialog mit dem SAP-System öffnet und überprüft, ob die Einträge konsistent und erlaubt sind und wo der Anwender diese direkt korrigieren kann. Dadurch entfällt das ständige nachträgliche, zeitaufwändige Überprüfen.

Allgemeine Einführungsphase im Konzern
Allen Mitarbeitern ist bekannt, dass ab September ein neues AVA-System eingesetzt wird. Ab Juli diesen Jahres präsentiert der Arbeitskreis die neue Lösung den relevanten Abteilungs- und Gruppenleitern. Zusätzlich ist eine Informationsveranstaltung geplant, an der jeder Interessierte teilnehmen kann und Veröffentlichungen darüber in der Mitarbeiterzeitschrift. Danach terminiert die Projektgruppe die Schulungen für die einzelnen Mitarbeiter. Dazu erarbeitet man ein detailliertes Schulungskonzept, zugeschnitten auf die Anforderungen und den Informationsbedarf der einzelnen Personen in den verschiedenen Abteilungen. Denn nicht jeder Anwender muss alle Module beherrschen, sondern nur die, die für seine Tätigkeiten relevant sind. Kennungen für das System werden zukünftig auch nur die Mitarbeiter erhalten, die eine Schulung absolviert haben. Gert Schill: „Bisher haben wir jedem – unabhängig davon, ob er eine Schulung absolviert hat oder nicht - eine Kennung gegeben. Das zieht natürlich viele Anfragen zur Bedienung nach sich.

Da CALIFORNIA 3000 ein komplexeres und umfassenderes System als unsere alte AVA-Software ist und wesentlich komplexere Geschäftsprozesse damit abgewickelt werden, haben wir uns entschieden: Wer CALIFORNIA 3000 nutzen möchte, muss eine Schulung absolvieren.“

Sehr interessiert sind die beiden Systemanalytiker an einem Austausch mit anderen Anwendern aus großen Unternehmen. G&W plant dazu einen Power-User-Workshop für Kunden speziell aus der Versorgungswirtschaft. „Eine Veranstaltung dieser Art begrüßen wir sehr. Ich denke, das ist eine Gelegenheit, sich auszutauschen und sich mit Erfahrungen, Lösungen und Ideen anderer CALIFORNIA 3000 Anwender auseinanderzusetzen. Das ist sowohl für die Anwender als auch für die Weiterentwicklung von CALIFORNIA 3000 positiv, da bestimmt viele Anregungen von den Anwendern kommen“, erläutert Clemens Eiermann.

Bei der MVV Energie AG sieht man den Vorteil und Nutzen von CALIFORNIA 3000 darin, dass es ein bedeutend stabileres und leistungsstärkeres System als das bisher genutzte ist. Außerdem bietet es umfangreiche Möglichkeiten mit hohem Automatisierungsgrad in den einzelnen Modulen, welche die Mannheimer im alten System nicht vorfanden, wie z.B. im Jahresvertrag schnelleres Arbeiten durch parametrisierte Grabenprofile für Planung und Abrechnung von Versorgungsgräben, standortunabhängige Nutzung via Internet und Terminalserver, das Offerte-Modul für GAEB-unabhängige elektronische Angebotsabgabe der Unternehmer, um nur einige zu nennen. Abschließend meint Wirtschaftsinformatiker Eiermann: „Die MVV Energie AG ist ein kompetentes Unternehmen in der Energieversorgung, die G&W Software Entwicklung GmbH ein kompetenter Partner für AVA-Systeme, und zusammen sind wir unschlagbar.“

 
TEAMARBEIT wird groß geschrieben beim MVV Mannheim –
natürlich auch bei der Einführung von CALIFORNIA 3000

G&W – kompetenter Partner der Versorgungswirtschaft
G&W hat sich seit Mitte der Neunziger Jahre mit einer ganz auf die speziellen Bedürfnisse der Versorgungswirtschaft angepassten Lösung auf der Basis von CALIFORNIA 3000 zum kompetenten Partner großer und auch vieler kleinerer Unternehmen der Versorgungswirtschaft entwickelt und baut diese Kompetenz ganz konsequent aus.

Einige der G&W Kunden im Versorgungsbereich sind u.a.:

• SWM Stadtwerke München
• MVV Energie AG Mannheim
• LEW Lechelektrizitätswerke Augsburg
• SWU Stadtwerke Ulm / Neuulm
• TWL Technische Werke Ludwigshafen
• HVV / Stadtwerke Heidelberg
• Stadtwerke Speyer
• Stadtwerke Wertheim
• Stadtwerke Bad Homburg 
• VAG Nürnberg
• Stadtwerke Duisburg
• Stadtwerke Hürth
• EVAG Essener Verkehrsbetriebe
• Stadtwerke Göttingen
• Stadtwerke Hameln
• Kreiswerke Hanau GmbH
• WBW Magdeburg

Versorgerworkshop geplant
Auf Wunsch vieler Kunden aus dem Bereich der Versorgungswirtschaft plant G&W einen Anwenderworkshop mit dem Themenschwerpunkt „Der Einsatz von CALIFORNIA 3000 für das Planen, Bauen und Unterhalten im Versorgungsunternehmen“. Spezieller Schwerpunkt ist naturgemäß der Kernprozess „Planen, Bauen und Unterhalten von Versorgungsleitungen und Hausanschlüssen.“ Neue Entwicklungen wie Onlineausschreibung, Lösungen für mobile Aufmaßerfassung u.ä. werden vorgestellt.

Zweck ist der Erfahrungsaustausch der Anwender untereinander ebenso wie das direkte Gespräch zwischen Anwender und Softwarehersteller mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse in den Unternehmen kontinuierlich zu optimieren und damit das immer noch vorhandene erhebliche Einsparungspotenzial zu nutzen.

© G&W Software Entwicklung GmbH 2005

<< Zurück zur Übersicht