Pöyry ibs, Schwerin:
Kostenkontrolle und Sicherstellung der Qualität mit System
AVA-Controllingsoftware unterstützt Abläufe im Ingenieurbüro

Komplexe Abläufe erfordern eine effiziente Organisation und eine vorausschauende Planung, besonders wenn hohe Qualität gefordert ist. Die in Landeskultur, Umweltschutz, Wasserwirtschaft sowie verkehrs- und tiefbautechnischer Erschließung tätige Pöyry ibs GmbH hat dies erkannt. Bei der Optimierung der Abläufe, von der ersten Kostenschätzung bis zur Freigabe der Schlussrechnungen, vertraut das seit 1991 in Schwerin ansässige Ingenieurbüro von Anfang an auf eine durchgängige Softwarelösung aus dem Hause G&W.

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Das Ingenieurbüro, eine Tochter der Pöyry GKW Germany GmbH mit Stammhaus in Mannheim, ist in zwei Regionalbereiche mit Außenstellen in Güstrow und Perleberg und in eine Fachabteilung für Landschaftsökologie und Geotechnik gegliedert. Diese arbeiten, wenn erforderlich, interdisziplinär zusammen. Seit September 2005 gehört die GKW-Gruppe, und damit auch die Pöyry ibs GmbH mit seinen 65 Mitarbeitern, zur finnischen Pöyry-Firmengruppe. Diese zählt mit ihren drei Geschäftsfeldern Energie, Forstwirtschaft sowie Infrastruktur & Umwelt zu den weltweit führenden Consulting-Unternehmen.

Seit über 20 Jahren vertraut die GKW-Gruppe bzw. heutige Pöyry GKW auf Software von G&W für AVA und Kostenplanung.

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Um die vielfältigen Anforderungen, angefangen bei der Trinkwassererschließung und Abwasserentsorgung, über komplexe Projekte im Hochwasserschutz und Deichbau, Bauvorhaben im Tief- und Straßenbau bis hin zum Landschafts- und Gartenbau abzudecken, ist neben den Fachkenntnissen der Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung ein wesentlicher Erfolgsfaktor zur wirtschaftlichen Projektabwicklung.

IT-Leiterin Susanne Gülker erklärt: „Wir arbeiten bereits seit 1991 mit der AVA- und Kostencontrollingsoftware von G&W, heute mit der neuesten Softwaregeneration CALIFORNIA 3000. Das Programm liefert von der ersten Kostenschätzung bis zur Abrechnung der Baustelle verlässliche Daten und ermöglicht uns eine vorausschauende Planung. „Wir haben also nicht nur den aktuellen Stand der unterschiedlichen Projekte im Blick, sondern wissen auch immer, was auf der Kostenseite passiert. Das bedeutet für uns ein Höchstmaß an Transparenz“, ergänzt Dipl.-Ing. Thomas Behnke.

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Gearbeitet wird seit mehr als 15 Jahren mit den unterschiedlichsten Modulen des Programms. Diese decken die Bereiche Kostenermittlung, LV-Erstellung, Aufmaß, Angebotsprüfung, Preisspiegel und Vergabe sowie Aufmaß, Abrechnung, Budget- und Projektüberwachung ab. „Wir sind bei diesem System geblieben, weil es mit unseren Anforderungen gewachsen und durchgängig ist“, benennt Dipl.-Mathematikerin Gülker die Vorzüge der Software des Münchner Herstellers G&W Software Entwicklung GmbH. Im Hause Pöyry ibs GmbH arbeiten täglich 15 bis 20 Mitarbeiter mit CALIFORNIA 3000. Und noch heute sind für die Anwender die leichte Bedienbarkeit und die Flexibilität des Programms überzeugend und das, obwohl die Software mit den Jahren von der Funktionalität her immer umfangreicher wurde.

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Durchgängig von der Kostenermittlung bis zur Abrechnung
Praxisorientiert und gezielt auf die Abläufe in einem Ingenieurbüro ausgerichtet, lassen sich verschiedene Arbeitsabläufe mithilfe der Software effizient abwickeln: Durch parametrisierte Vorgaben können Kostenermittlungen durch das Heranziehen von Daten aus Vergleichsobjekten automatisch nach DIN 276 ermittelt werden. Über die im System hinterlegten Preise lassen sich Preisvarianten per Knopfdruck durchspielen. Die Ingenieure haben somit ein Tool zur aktiven Kostenplanung.
„Unsere Auftraggeber, ob öffentlich oder privat, wissen das zu schätzen, wenn wir ihnen bereits in der Planungsphase verschiedene Varianten präsentieren können“, erklärt Behnke. Die automatische Dokumentation aller Kostenstände von der ersten Kostenschätzung bis zur Kostenfeststellung bietet den Ingenieuren Planungssicherheit und dem Auftraggeber eine transparente Kostenübersicht zu jedem Zeitpunkt des Projektstandes.

Effizienz bereits in der Ausschreibungsphase
Zu Jahresbeginn, in der für das Ingenieurbüro kritischen Zeit, erweist sich der Einsatz der Software als besonders effizient: Wenn die Ausschreibungsphase auf Hochtouren läuft und das Gros der Mitarbeiter nur mit dem Erstellen der Leistungsverzeichnisse beschäftigt ist. „Jeder will Anfang April anfangen zu bauen, da sind wir gefordert, schnell zu reagieren“, beschreibt Behnke die zeitsparende Arbeitsweise mit dem System.

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Am Beispiel eines Staukanals DN2000 in Schwerin wird dies deutlich: Staukanäle bzw. Rückhalteräume sind innerhalb von Mischwassernetzen von zentraler Bedeutung: Sie halten anfallendes Niederschlagswasser zurück und führen es gedrosselt und zeitlich verzögert dem unterhalb liegenden Kanalnetz wieder zu. Dank hinterlegter Marktpreise konnten die Planer von Pöyry ibs GmbH dem Auftraggeber quasi im Handumdrehen die Kosten für die neue Entwässerungsanlage vorlegen. Über die Funktion „Drag & Drop“ lassen sich Preise aus vergleichbaren Projekten, aus büroeigenen Stammtexten sowie aus Preisdatensammlungen wie den Dynamischen BauDaten in jedes neue Leistungsverzeichnis schnell übertragen. Beim städtischen Projekt griffen die Planer auf ein vergleichbares Projekt aus dem Vorjahr zurück.

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Über die Mengenvorermittlung hatten die Ingenieure bereits in der Ausschreibungsphase die Möglichkeit, bei der Kostenermittlung mit Mengen wahlweise den Einheits- und Gesamtpreis im Leistungsverzeichnis darzustellen. Durch die detaillierte Angabe der Mengen lassen sich präzise Kostenplanungen erstellen.

Dass bei der LV-Erstellung bereits alle relevanten Daten des Projektes im System abgelegt waren, erwies sich als zusätzlicher Pluspunkt. „Wir hatten also von Anfang an einen genauen Kostenüberblick“, so Behnke. Ungenaue Schätzungen und damit einhergehende unangenehme Überraschungen blieben dem Projektleiter erspart.

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Planungssicherheit von Anfang an
Da Baubudgets - auch im öffentlichen Bereich - immer knapper werden, die Anforderungen aber immer härter, zahlt es sich aus, wenn bereits in der Planungsphase eine möglichst genaue Kalkulation zugrunde liegt. Denn letztlich lassen sich Gewinne nicht über Preise erzielen, sondern über wirtschaftliches Arbeiten. Konkret heißt das: Um bei den unterschiedlichen Projekten von Anfang an eine größtmögliche Planungssicherheit zu haben, ist eine strenge Budgetüberwachung gefordert.

Das Budget für ein bestimmtes Projekt lässt sich in CALIFORNIA 3000 beliebig als Gesamtbudget oder anteilig auf Bauteile, Bauabschnitte sowie Vergabeeinheiten in allen Planungsphasen darstellen. Dabei kann ein Teil des Budgets für nicht explizit enthaltene Kosten wie z. B. Unvorhergesehenes oder etwaige Nebenkosten reserviert werden. Eine lückenlose Dokumentation der Kostenentwicklung erfolgt automatisch.

System warnt vor Kostenüberschreitung
Mit einer besonderen Funktion unterstützt das System den Nutzer: Bei Annäherung an Kostenauslastung oder drohender Kostenüberschreitung „denkt“ das System mit und schaltet eine Warnfunktion ein. Dazu Dipl.-Ing. Behnke: „Wir haben also jederzeit eine Kontrolle über die Projektentwicklung und können etwaige Budgetüberschreitungen rechtzeitig abfedern.“ Ein weiterer Pluspunkt: Nicht nur der Bauleiter hat die Entwicklung eines Projektes im Blick. Auf Wunsch kann auch der Bauherr Einsicht in die Kostenentwicklung nehmen. Dies geschieht immer häufiger per Datentransfer, zum Beispiel über eine Schnittstelle nach den GAEB Normen.

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Für die Planer bei Pöyry ibs GmbH lohnt sich der Einsatz der Software aus mehreren Gründen, darunter ganz pragmatische wie der deutlich geringere Papierverbrauch sowie die Zeitersparnis beim Erstellen der bis zu 300 Seiten umfangreichen Leistungsverzeichnisse. Bewährt hat sich die Software auch als durchgängiges Controllinginstrument, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden und um die Projekte letztendlich wirtschaftlich im Sinne des Auftraggebers abzuwickeln. Vor allem aber weil Kostenplanung und Baucontrolling die Qualität der eigenen Arbeit sicherstellen.  

Weitere Informationen siehe http://www.poyry.de und www.gw-software.de.

Autor: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: pöyry ibs GmbH, Schwerin
© G&W Software Entwicklung GmbH 2007

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