Teamplan: Planungsbüro für Medizintechnik setzt auf Ausschreibungssoftware

Problemloser Datenaustausch zwischen Beteiligten gefordert

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Seit mittlerweile über 30 Jahren ist das Tübinger Ingenieurbüro Teamplan schwerpunktmäßig für die medizintechnische Einrichtung in Krankenhäusern und als Berater für Betriebsorganisation tätig. In diesen ca. drei Jahrzehnten hat die umfassende und vorausschauende Planung immens an Bedeutung gewonnen. So ist die Komplexität von Neubau-, Umbau- und Reorganisationsprojekten ständig gestiegen. Die Projekte laufen in den meisten Fällen über mehrere Jahre und deren Planung und Abwicklung erfordert ein hohes Maß an Fachkenntnissen und Erfahrung auf diesem Gebiet.

 
Krankenhaus in Guanzhou / China

Den Ansprüchen an die moderne Medizin- und Labortechnik der meist öffentlichen Auftraggeber begegnet das 45-köpfige Planungsbüro mit interdisziplinär zusammengesetzten Teams, die sich aus Mitarbeitern der Medizintechnik, Krankenhausbetriebstechnik, Informatik, Krankenpflege, Betriebs- und Volkswirtschaft rekrutieren. So stand bei den bisher über 500 erfolgreich abgewickelten Planungs- und Beratungsaufträgen stets im Mittelpunkt, das Krankenhaus für die Zukunft zu rüsten, um die wertvollen Einrichtungen effizient nutzen und zum größtmöglichen Vorteil der Patienten einsetzen zu können.

IT-Einstieg in den 70er Jahren
Um die Aufträge optimal bearbeiten zu können, setzt man bei Teamplan schon seit den 70er Jahren auf die IT. Der Einsatz verschiedener CAD-Systeme, Planungssoftware sowie Bürokommunikationslösungen gehört bei den Tübingern zur Standardausrüstung. Ein Ausschreibungsprogramm fehlte allerdings. Obwohl viele Anbieter Ausschreibungssoftware für Architekten und Fachingenieure im Baubereich anbieten, existiert bis heute kein Paket, das sich an Fachplaner für die medizintechnische Ausrüstung richtet, unabhängig von Herstellern medizintechnischer Geräte ist und eine Standarddatenbank Medizintechnik beinhaltet. So behalf man sich in der Vergangenheit vielfach mit Word und Excel. Die Arbeit mit dem Office-Paket erwies sich jedoch als äußerst zeitaufwändig und unbefriedigend. Darüber hinaus konnten die Planer damit keine GAEB-konformen Dateien, wie von den Auftraggebern gefordert, liefern. Denn mittlerweile gehört es zum Standard, dass die zu bearbeitenden Informationen, wie in diesem Falle die Leistungsverzeichnisse, zwischen den beteiligten Partnern unter Beachtung der vereinbarten Regeln maschinenlesbar auszutauschen sind.
Gesucht war daher eine für das gesamte Planungsbüro einheitliche, umfassende Lösung, mit der GAEB-konform ausgeschrieben werden kann. Dipl.-Kaufmann Werner Greschner, Systemadministrator bei Teamplan, erläutert: „Meine Kollegen und ich haben zwei, drei Jahre den Markt genauestens beobachtet, die verschiedenen Systeme auf unsere Anforderungen hin durchleuchtet und Funktionalität sowie Preis miteinander verglichen.“ Da Daten zwischen dem eigen entwickelten Planungssystem und der Ausschreibungssoftware ausgetauscht werden sollten, war gefordert, dass der Anbieter zusammen mit Teamplan eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen programmiert.

 
OP des Krankenhauses Kirchberg in Luxemburg

Transparenz während des Planungs- und Ausführungsprozesses
Nach einer umfangreichen Marktrecherche entschied man sich bei Teamplan Ende 2003 für das AVA- und Kostencontrollingsystem CALIFORNIA 3000 des Münchener Herstellers G&W Software Entwicklung GmbH, da dieses den Anforderungen entsprach. Positiven Anklang fand auch bei den Tübinger Fachplanern, dass die Lösung nicht nur den Ausschreibungsprozess abdeckt, sondern Transparenz während des gesamten Planungs- und Ausführungsverlaufs, Qualitätssicherung der Planung sowie die Beschleunigung der einzelnen Arbeitsvorgänge bietet. Außerdem passt sie sich durch den modularen Aufbau und ihr flexibles Lizenzierungsverfahren jeder Bürostruktur und Aufgabenstellung an. Insgesamt sind heute zehn Lizenzen mit verschiedenen Modulen im Planungsbüro installiert. Der Produktivstart, welcher mit der Erstellung der Leistungsverzeichnisse begann, war Anfang 2004.

Leistungsverzeichnis kann bis zu 400 Seiten umfassen
Die im hauseigenen Microsoft Access gestützten Planungssystem TEPOS bestehende Stammdatei für die Einrichtungsplanung enthält nur technische Geräteangaben und keine Ausschreibungstexte. Vor dem Einsatz von CALIFORNIA 3000 wurden die Ausschreibungstexte als Word-Dokumente auf einem Server abgelegt, und jeder Mitarbeiter konnte darauf zugreifen. In diesen Dokumenten waren z.B. alle Arten von Geräten, angefangen bei Patientenmonitoren zur Überwachung der Vitalfunktionen über Narkosegeräte, Hochfrequenz(HF)-Chirurgiegeräte, Kernspintomographen bis hin zu  Magnetresonanztomographen (MRT) enthalten. Sind die Texte jetzt jedoch einmal ins Ausschreibungsprogramm eingegeben, müssen Sie bei Projektstart nur in ein neues Leistungsverzeichnis kopiert werden.
Beginnen die Tübinger mit der Ausschreibung – insgesamt arbeiten ca. 20 Mitarbeiter mit dem Programm – kalkulieren sie im eigenen Planungstool die erforderlichen Leistungen mit Preis-, Kostenträger- und Rauminformationen und lesen diese in CALIFORNIA 3000 ein. Ist das Leistungsverzeichnis erstellt, geht es je nach Vertragsgestaltung entweder an den Bauherrn oder Architekten zwecks Prüfung. Der Biomedizintechniker Dipl.-Ing. Christoph Schumacher, der die Einführung des Systems als Nutzer begleitete, erklärt: „Wir summieren im Leistungsverzeichnis die Kosten für die entsprechenden Geräte. Sollte die Endsumme dem Bauherrn zu hoch sein, minimieren wir entweder die Anzahl der zu beschaffenden Geräte oder wir müssen den anfangs definierten Qualitätsstandard ändern, um die Kosten verringern zu können. Die Texte aktualisieren wir dementsprechend.“ Liegt die Freigabe vom Bauherrn vor, erfolgt die Veröffentlichung im Bundesanzeiger. Die Hersteller lassen sich dann vom zuständigen Bauamt die Unterlagen gegen eine Kostenvergütung zuschicken und reichen diese ausgefüllt wieder ein.
 
Nach der Submission beim Auftraggeber erfolgt – je nach Vertragslage – entweder die formale und rechnerische Prüfung durch den Bauherrn und nur die fachliche durch Teamplan, oder alle Prüfungen durch das Ingenieurbüro. Sind die fachtechnischen Forderungen erfüllt, schlägt das Büro einen Bieter für die Vergabe vor.
Bisher wurden ca. zehn Projekte mit dem Ausschreibungsprogramm bearbeitet, wobei aufgrund der hohen Auftragsvolumina und der notwendigen detaillierten Beschreibungen ein LV durchaus 300 - 400 Seiten umfassen kann. „Einmal hatten wir ein LV mit einem Vergabevolumen von über einer Million €. Es gab drei Korrekturlesungen durch die Nutzer, sprich Mediziner. Da kann es schon bis zu drei Monaten dauern, bis ein Leistungsverzeichnis endgültig fertiggestellt ist“, erläutert Christoph Schumacher.

Vorteile und Nutzen
Zum Vorteil und Nutzen befragt, äußert sich der Biomedizintechniker: „Habe ich einmal das LV erstellt, muss ich nur auf einen Knopf drücken und das System gibt das LV fertig formatiert und paginiert aus. Man kann auch Positionen einfach austauschen oder verändern, was jederzeit während des Erstellungsprozesses notwendig werden kann, ohne dass man viel Zeit für ein erneutes Formatieren der Texte verliert. Auch Daten zu verschieben und von einem ins nächste Projekt zu kopieren gestaltet sich problemlos; die Aufteilung und Darstellung der Leistungsverzeichnisse und die Bearbeitung in der Druckansicht sind sehr gut.“
IT-Fachmann Greschner bewertet die Zusammenarbeit mit dem Münchener Hersteller als äußerst positiv. „Die Bereitschaft, die Struktur der eigenen Datenbank offen zu legen, was eine Programmierung der Schnittstelle ja erst möglich machte, war für uns ein wesentliches Entscheidungskriterium.“
Nächster Schritt bei Teamplan wird sein, die eigene Datenbank mit weiteren Informationen zu füllen, so dass durch den Datentransfer ins AVA-Programm die Leistungsverzeichnisse noch schneller erstellt werden können. Geplant ist auch, die weiteren Module in den nächsten Monaten einzuführen, um mit CALIFORNIA 3000 nicht nur auszuschreiben, sondern auch die Kosten optimal im Griff zu haben.

Autorin: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos:  Teamplan GmbH, Tübingen
© G&W Software Entwicklung GmbH 2005

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