T.P.I. Trippe + Partner Ingenieurgesellschaft:
Ingenieurbüro für TGA setzt auf AVA und Kostenkontrollsoftware

Als innovatives Planungsbüro für Technische Gebäudeausrüstung kann die Karlsruher T.P.I. Trippe + Partner Ingenieurgesellschaft auf 16 Jahre stetiges Wachstum zurückblicken.

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Mit fast 40 Mitarbeitern bearbeiten die Ingenieure die Gewerke Heizung, Klima, Sanitär, MSR-, Elektro- und Fördertechnik. Darüber hinaus sind die Planer auf die Erstellung von Energiekonzepten und Energiekostenoptimierung spezialisiert. Industriebauten, Einkaufsmärkte, Kongress- und Strukturbauten, Banken, Versicherungen, Verwaltungen und auch Rechenzentren hat das Büro schon erfolgreich geplant. Dass Qualität eine stabile Auftragslage bedeuten kann, zeigt sich darin, dass über 90 % der Auftraggeber Stammkunden sind.

Um dem eigenen hohen Qualitätsanspruch zu genügen, ist der Einsatz der richtigen Softwaresysteme immens wichtig. So setzt das Planungsbüro neben fachspezifischen Programmen wie CAD, speziellen Berechnungssystemen und Projektmanagementsoftware zur Planung und Steuerung der Kosten schon seit 1999 die AVA- und Kostenkontrollsoftware des Münchener Softwarehauses G&W Software Entwicklung GmbH ein.

Technologiezentrum Firma Bertrandt, Ehningen

Von der Kostenschätzung bis zur Kostenfeststellung
Als die Ingenieure Ende der 90er Jahre von ihrer eingesetzten DOS-Lösung auf eine Windows- Version umsteigen wollten, führten sie eine umfangreiche Marktrecherche durch. Neben Funktionalität, einem guten Preis-/Leistungsverhältnis und einem einfachen Handling legte man besonderen Wert auf die Programmstabilität. Entschieden hat man sich letztendlich für CALIFORNIA 3000, da das Programm von der ersten Kostenschätzung über alle Planungsstadien zur Ausschreibung, Angebotsprüfung, Vergabe über die Aufmaßerfassung, Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe bis hin zur Kostenfeststellung den gesamten Prozess der Planung und Überwachung lückenlos und nachvollziehbar unterstützt. Zusätzlich bietet das System eine permanente, automatische Kostenkontrolle mit revisionssicherer Kostendokumentation nach beliebigen Kriterien wie Kostengruppen, Kostenstellen, Kostenträgern etc.

Mischung aus Standardtexten und freien Texten
Heute arbeiten an den beiden Bürostandorten Karlsruhe und Stuttgart insgesamt 25 Mitarbeiter mit CALIFORNIA 3000. Ist eine erste Kostenermittlung durchgeführt, beginnen die Bauspezialisten mit der Kostenberechnung auf Basis des Leistungsverzeichnisses. Dr. Wilhelm Adä, Geschäftsführer für den Bereich Technik, erläutert: „Wir greifen auf Leistungsverzeichnisse abgeschlossener Projekte zu, in denen die technischen Anforderungen ähnlich waren, und passen diese dem aktuellen Projekt an.“ Dieses Kurz-LV als Kostenberechnung wird dann mit dem Bauherren durchgesprochen und an die mittlerweile vorliegende Entwurfsplanung angepasst.

Gezielt arbeiten die Ingenieure die HOAIPhasen ab und erstellen nach Phase zwei und drei einen Vorplanungsbericht bzw. einen Entwurfsbericht mit den entsprechenden Kosten. Diese entnehmen sie dem Programm. Zur Erstellung des endgültigen Leistungsverzeichnisses nutzen die Planer neben ihren bereits abgerechneten Projekten das StLB-Bau / Dynamischen BauDaten, da diese inhaltlich immer auf dem korrekten Normenstand und rechtssicher sind.

Volksbank Ludwigsburg eG

Nach Rücksprache mit dem Bauherren verschickt das Planungsbüro die Leistungsverzeichnisse. Mittlerweile erhalten die Ingenieure zu 90 % die ausgefüllten LVs in elektronischer Form von den Bietern zurück. Das Sekretariat liest die Daten ins Programm ein und erstellt – nach fachlicher Angebotsprüfung durch die Ingenieure – den Preisspiegel. Dieser wird dann dem Auftraggeber mit einem Vergabevorschlag unterbreitet. In der Regel lädt das Büro drei Bieter zu Vertragsverhandlungen ein. Liegt der Vertragspartner fest, werden die verhandelten Positionen mit ihren Preisen im System fest geschrieben. Die Festschreibung des Auftragsstandes dient als Grundlage für die weitere Abwicklung und die Kostenentwicklung.

Jederzeit Projektkostenübersicht möglich
Um ein lückenloses Nachtragsmanagement zu gewährleisten, gibt der zuständige Projektleiter die während des Baubablaufes anfallenden Nachträge genauso ins System ein wie die Aufmaße und Abschlagszahlungen. In regelmäßigen Abständen wird der Bauherr über den aktuellen Leistungs- und Kostenstand inklusive aller Nachträge informiert. Mit der AVA- und Kostenkontrolllösung kann der Anwender die gesamte Bauausführung von der Freigabe der ersten Abschlagsrechnung bis zur Rückgabe der Bankbürgschaft nach Ablauf der Gewährleistungsfrist überwachen sowie zu jedem Zeitpunkt eine Projektkostenübersicht erstellen. Häufig nutzt man bei T.P.I. Trippe + Partner Ingenieurgesellschaft die Prognosemöglichkeiten. „Während des Projektverlaufes sind die Änderungen ersichtlich, die wir ins System einpflegen. Daraufhin rechnen wir die Kosten entsprechend hoch und informieren den Bauherren darüber“, erklärt der promovierte Diplomingenieur Adä. „Auch kann ein Soll-/Ist- Vergleich mit Mengen- und Preisabgleich bereits bei der Eingabe der Abrechnungsmengen und als Auswertung vorgenommen werden.“

Kosten auf verschiedene Kostenträger aufteilen
Intensiv nutzen die Ingenieure die Möglichkeit, die Kosten auf entsprechende Kostenträger aufzuteilen. Der Anwender kann in CALIFORNIA 3000 Mengen und Kosten – bis auf Positionsebene – auf Kostenträger oder auch nach frei wählbaren Kriterien aufsplitten. Dabei können Planungs- und Abrechnungsmengen und – kosten auf Kostenträger oder auch freie Strukturen wie z.B. verschiedene Bauherren, Bauabschnitte, Bauteile etc., aufgeteilt werden. Die Kostenstände lassen sich nach Kostengruppen/ Kostenstellen und zusätzlich nach Kostenträgern darstellen.

1&1 Internet AG /Rechenzentrum Schlund + Partner, Karlsruhe

Besonders zum Tragen kam diese Funktion bei einem Klinikprojekt. Alle Kosten mussten auf acht verschiedene Kostenträger und darüber hinaus in nicht-förderfähige und förderfähige Kosten aufgeteilt werden. „Wir mussten letztendlich acht verschiedene Auswertungen erstellen. Dabei hat uns das Programm ungemein geholfen. Früher haben wir das mit Excel gemacht und dabei konnten schon einmal leicht Fehler produziert werden“, meint der kaufmännische Leiter Ralph Kyritz und fährt fort: „wir setzen es schon vorausschauend ein, weil wir oftmals ahnen, dass der Bauherr die Kosten später getrennt betrachten möchte. Änderungen sind dann einfach durchzuführen, da die Zahlen erfasst sind und ich diese sauber trennen oder auch zusätzlich eine Kostenstelle einfügen kann.“ So wollte bei einem Projekt ein Bauherr neben der Zuweisung nach der DIN 276 die Kosten Vergabeeinheiten, die unter einer eigenen Nummerierung gespeichert werden sollten, zuweisen. Diese Zuordnungen konnten schnell vorgenommen werden.

IHK / Haus der Wirtschaft, Karlsruhe

Durchgängigkeit und einheitlicher Datenbestand
Einen großen Vorteil sehen die Ingenieure in der einfachen Handhabung, in der Durchgängigkeit des Programms und im einheitlichen Datenbestand. So ist die Sekretärin im Karlsruher Büro teilweise fitter in der Programmbedienung als die Ingenieure. Zu ihrer Aufgabe gehört die Eingabe der Angebote, die Weiterbearbeitung der LV-Texte, die Anpassung des Layouts der LVs an das Corporate Design des Büros, das Versenden der Leistungsverzeichnisse sowie das Einlesen der ausgefüllten Leistungsverzeichnisse, das Erstellen des Preisspiegels und das Eingeben der Aufmaße. „Für uns ist wichtig, dass wir die Daten nur einmal erfassen und nicht über verschiedene Schritte neu aufbereiten und bearbeiten müssen. Dadurch arbeiten wir wesentlich effizienter und vermeiden Fehlerquellen“, meint der kaufmännische Leiter Kyritz. Von Vorteil sieht man bei Trippe + Partner Ingenieurgesellschaft auch, dass der Nachtrag von Kostenträgern auch im Projektverlauf immer noch erfolgen kann, sollten sich Änderungen oder neue Anforderungen ergeben.

Neben der sorgfältigen technischen Planung ist die lückenlose und transparente Kostenplanung für die T.P.I. wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. Die wirtschaftliche Durchführung ihrer Planungsleistungen sichert zukünftige Aufträge.

Mehr zu T.P.I. Trippe + Partner Ingenieurgesellschaft: www.tpi-online.de

Autorin: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: T.P.I. Trippe+Partner Ingenieurgesellschaft, Karlsruhe
© G&W Software Entwicklung GmbH 2006

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