AIC Ingenieurgesellschaft für Bauplanung Chemnitz GmbH:
Ingenieurbüro setzt auf Terminalserverlösung

Der Generalplaner AIC Ingenieurgesellschaft für Bauplanung Chemnitz GmbH hatte an fünf Standorten vier verschiedene AVA-Systeme im Einsatz. Im Zuge der Reorganisation der internen Prozesse und damit auch der IT-Landschaft sollten jedoch alle ausschreibenden Ingenieure künftig mit einem Programm und in einer zentralen Datenbank arbeiten. Und das nicht nur von den einzelnen Standorten aus, sondern auch von den Baubüros und - wenn notwendig - vom Home-Office.

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Das aus einem Wohnungsbaukombinat hervorgegangene Chemnitzer Ingenieurbüro wurde 1990 von der Münchener Hörmann-Gruppe übernommen. Im Laufe der Jahre kamen Standorte in Berlin, Dresden, Erfurt, Freiberg und München hinzu. Heute erbringt die Ingenieurgesellschaft mit 120 Architekten, Fachingenieuren und Technikern Planungsleistungen für die Industrie sowie für öffentliche und private Auftraggeber. Gewerbe-, Verwaltungs- und Wohnungsbau, aber auch Hotels, Schulen, Bäder, Sporthallen und Krankenhäuser sowie die Planung von Mobilfunkstandorten gehören zum Portfolio. Dabei kommen die Disziplinen Architektur, Tragwerksplanung sowie die Technische Gebäudeausrüstung zum Tragen. So zählen u.a. renommierte Unternehmen wie Volkswagen, Audi und Porsche zu den Auftraggebern des Ingenieurbüros.

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In Chemnitz arbeitete man schon seit 1990 mit Ausschreibungssoftware des Münchener Softwarehauses G&W Software Entwicklung GmbH - zuerst mit einer DOS-Lösung und dann auf Windows-Basis. 2003 fasste die Geschäftsführung den Entschluss, zukünftig an allen Standorten auf eine einheitliche AVA- und Kostenplanungslösung zu setzen. Arbeitete aus historischen Gründen jeder Standort mit unterschiedlichen Programmen, so sollte unternehmensweit nur noch eine Lösung eingesetzt werden.

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Rationellere Projektarbeit
Ziel dabei war eine rationellere Projektarbeit. Auch wollte das Ingenieurbüro flexibler auf Kapazitätsschwankungen reagieren können. „Ist ein Standort überlastet und bestehen bei einem anderen Standort freie Kapazitäten, können die Tätigkeiten von einem auf den anderen Standort verschoben werden. Das setzt allerdings voraus, dass alle ausschreibenden Mitarbeiter mit nur einem System arbeiten und dieses bedienen können“, erklärt Dr. Gerd Köhler, IT-Leiter des Unternehmens. Dies führt auch zu einem besseren Know-how-Austausch der beteiligten Projektbearbeiter und zu einer enormen Aufwandsreduzierung für die IT-Abteilung, da diese nur noch ein System zu administrieren hätte.

Durchgängige Softwarelösung
Zwei Programme kamen in die engere Wahl. Entschieden hat man sich für CALIFORNIA 3000 von G&W Software Entwicklung. Zum einen sahen die Chemnitzer im Münchener Softwarehaus einen stabilen und zukunftssicheren Partner. Zum anderen hatte die Vorgängerversion des Programms die meisten Anwender im Unternehmen. Auch waren sowohl die einmaligen Kosten als auch die Wartungsgebühren niedriger als beim Mitbewerber. Darüber hinaus deckt das Softwarepaket die breit gefächerten Anforderungen des Generalplaners ab und unterstützt den Anwender durchgängig, angefangen bei der ersten Kostenschätzung über Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung der Baumaßnahme mit Teilabnahmen und Schlussrechnungen bis zur automatischen Mängelverfolgung und Überwachung der Gewährleistungsfristen. Darüber hinaus war gewährleistet, dass die Daten aller laufenden Projekte problemlos auf die neue Lösung zu transferieren waren.

Dr. Gerd Köhler

Der gelernte Maschinenbauingenieur Gerd Köhler erläutert: „Wir haben die Weiterentwicklung der einzelnen Systeme genau analysiert und miteinander verglichen. Wir legen großen Wert auf einen kompetenten, stabilen Ansprechpartner. Sowohl mit G&W als auch mit der Betreuung durch unseren Ansprechpartner vor Ort hatten wir positive Erfahrungen gemacht und so fiel uns die Entscheidung nicht schwer.“

Vorteile der Terminalserverlösung
Entschieden hat man sich für eine Terminalserverlösung. Die AVA- und Kostenplanungslösung läuft auf einem SQL-Server in der Zentrale in Chemnitz. Die Mitarbeiter greifen von den einzelnen Standorten über ein lokales Netzwerk oder eine VPN-Verbindung (virtual private network) mit Hilfe des Internets auf CALIFORNIA 3000 zu.
Bei einer Terminalserverlösung loggt sich der Anwender von seinem Arbeitsplatz auf den Server ein. Das Programm muss dazu nicht auf dem Client, dem Rechner des Mitarbeiters – bei AIC arbeitet man mit Windows XP als Betriebssystem – installiert sein. Übertragen werden bei der Bedienung keine Daten, sondern nur die reinen Bildschirm- und Tastaturinformationen, die die Software auf dem Server entsprechend umsetzt. Bei dieser Arbeitsweise kann der lokale Arbeitsplatz kostengünstig sein, da alle Prozesse auf dem entfernten Server laufen und nicht auf dem Rechner des Mitarbeiters. So können bei Ausfall, Diebstahl oder gar einem Virenbefall des Endgerätes keine Daten verloren gehen. Der Aufwand für die IT-Abteilung ist deutlich geringer, als wenn jeder Mitarbeiter eine Version des Programms auf seinem Rechner installiert hätte und diese zu administrieren wären.
Jedoch können die Mitarbeiter nicht nur von ihren Rechnern in den Niederlassungen auf den SQL-Server zugreifen, sondern auch von den Baubüros. „In den Baubüros sitzen maximal zwei Personen. Die Büros sind allerdings nicht per Standleitung, sondern mittels einer ISDN- oder analogen Verbindung mit dem Server verbunden, da die Mitarbeiter dort nur temporär auf den Server zugreifen müssen“, meint IT-Leiter Köhler.
Darüber hinaus hat das Unternehmen Home-Arbeitsplätze eingerichtet. Die Anzahl schwankt je nach Bedarf zwischen zehn und 15. Um sich mit CALIFORNIA 3000 auf dem Server zu verbinden, wählt sich der Anwender über eine IP-Adresse, eine eindeutige Nummer, die die Adressierung von Rechnern erlaubt, per DFÜ-Verbindung ein. Darüber hinaus benötigt er nur noch Kennwort und Nutzernamen. Eine weitere Möglichkeit erläutert Dr. Köhler: „Wenn notwendig, können unsere Mitarbeiter auch mit den Notebooks von unterwegs auf die Datenbank zugreifen. Dazu wird ins Notebook eine Mobilfunkkarte gesteckt, mit der sich der Anwender per Funk auf dem SQL-Server einloggt.“
So kann jeder Mitarbeiter ortsunabhängig – sei es von der Zentrale, von der Niederlassung, vom Baubüro, Home-Offfice oder von unterwegs – auf die CALIFORNIA 3000 Datenbank in Chemnitz redundanzfrei zugreifen. Wechselt ein Ingenieur den Arbeitsplatz, weil er sich kurzfristig zum Beispiel statt in der Niederlassung in der Zentrale aufhält, kann er auch von dort sein Projekt weiterbearbeiten. So sind alle Projektdaten immer aktuell, unterschiedliche Projektstände sind durch das Verfahren ausgeschlossen.

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Zentrale Datensicherung
Die Datensicherung der Projektdaten – mittlerweile sind es 3,8 Gbyte für etwa 380 Bauvorhaben - erfolgt auf einer zweiten Festplatte des SQL-Servers. Viermal am Tag sichert die IT-Abteilung die komplette SQL-Datenbank. Die letzte Sicherung speichert das Ingenieurbüro als Tagessicherung eine Woche lang und kopiert diese außerdem auf ein Sicherungsmagnetband. Dieses wird an einem anderen Ort deponiert und nach zwei Wochen überschrieben. Darüber hinaus existieren Quartals- und Jahressicherungsbänder. Zur Optimierung der CALIFORNIA 3000 Datenbank lagert die IT-Abteilung in regelmäßigen Abständen nicht unmittelbar benötigte Projekte aus.
Im System spiegelt sich die Organisation des Generalplaners nach Kompetenzcentern, die eigenständige Profitcenter sind, wider. So sind die Anwender in den Gruppen Architektur und Hochbau, Haustechnik, Tragwerksplanung und Konstruktion zusammengefasst. Die Daten der einzelnen Projekte werden entsprechend den Nutzergruppen abgelegt und administriert. Der einzelne Mitarbeiter hat auf die Projekte seiner Nutzungsgruppen vollen Zugriff, kann sich aber auch alle anderen Projekte ansehen. Die Kompetenzcenter übergreifenden Projekte werden allerdings in einer Projektstruktur in der zentralen Datenbank abgelegt.
57 Mitarbeiter arbeiten bei AIC mit CALIFORNIA 3000. Wenn notwendig, kann das System jedem zugänglich gemacht werden. „Wir haben mit dem durchgängigen Programm, das unsere vielfältigen fachlichen Ansprüche abdeckt, eine zukunftssichere Lösung. Für uns ist es wichtig, dass das Programm ständig weiterentwickelt wird“, meint der IT-Leiter Dr. Gerd Köhler.

Autorin: Heike Blödorn, Karlsruhe
Fotos: AIC Ingenieurgesellschaft für Bauplanung Chemnitz GmbH, Chemnitz
© G&W Software Entwicklung GmbH 2006

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