Stadt Velbert:
VOB- und VOL-Leistungen mit AVA-System ausschreiben

Im Jahre 2002 ersetzte die Stadt Velbert die Submissionsstelle durch eine Zentrale Vergabestelle. Um den ordnungsgemäßen Ablauf des Vergabeverfahrens sicherzustellen gehört es zu deren Aufgaben, die Ausschreibungsunterlagen einschließlich Leistungsverzeichnis vor dem Versand auf Plausibilität zu prüfen und die rechnerische Prüfung der Angebote vorzunehmen. Darüber hinaus dokumentiert sie das Vergabeverfahren und fungiert als Servicestelle für die Mitarbeiter der einzelnen Fachabteilungen.

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Um VOB- und VOL-Leistungen optimal ausschreiben zu können, suchte die nordrheinwestfälische Kommune ein geeignetes AVA-Programm, das über das Erstellen von Leistungsverzeichnissen auch durchgängig von der ersten Kostenschätzung bis zur Abrechnung in den Fachabteilungen einsetzbar ist.

Silke Berwing perforiert die eingegangenen
Angebote der Bieter.

Da die Vergaben immer komplexer werden, hatte eine überörtliche Prüfbehörde die Einführung der Zentralen Vergabestelle in Velbert empfohlen. Diese sollte sich auch mit dem rechtlichen Hintergrund der Vergaben befassen, so dass die Fachabteilungen, die Technischen Betriebe Velbert, die Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen wie Kultur- und Veranstaltungshäuser, sich auf ihre fachlichen Leistungen konzentrieren können. Plausibilitätsprüfung, rechnerische Prüfung der Angebote, Dokumentation der Vergabeverfahren, Art der Ausschreibung, Anpassungen von Vordrucken, Einhaltung von Fristen – alles das obliegt heute der Vergabestelle.

Zur Unterstützung der Ausschreibungen suchte die Kommune ein entsprechendes AVA-System. Verwaltungsfachangestellte Silke Berwing dazu: „Ich habe im Internet recherchiert, mich mit anderen Städten und Kommunen diesbezüglich in Verbindung gesetzt und mir Referenzen der einzelnen Softwarehäuser angeschaut.” Fünf Softwarehäuser lud die Kommune nach Abschluss der Recherche zu einer Präsentation ein.

Erneuerung einer Stützwand in
Velbert-Langenberg.

Ausgefeilter Kriterienkatalog zwecks Prüfung der Softwarepakete

Eine Arbeitsgruppe, die aus Vertretern der IT-, verschiedener Bau- und weiterer Fachabteilungen sowie Mitarbeitern der Zentralen Vergabestelle bestand, befasste sich mit der Auswahl des Systems. Gemeinsam erstellte man eine Kriterienliste, die sowohl die gewünschten Funktionen der potentiellen Software als auch Themen wie Referenzen des Softwarehauses, Netzwerk- und Datenbankfähigkeit, Schnittstellen, Handhabung der Software etc. beinhaltete.

Die größten Anforderungen bezüglich der reinen Funktionalitäten kamen aus den Bauabteilungen, während die Vergabestelle großen Wert auf eine differenzierte Zugriffsrechteverwaltung und eine möglichst einfache Handhabung bei der rechnerischen Prüfung der Angebote legte.

Kriterienliste der Stadt Velbert

• Aufbau und Auswertungsmöglichkeiten des Preisspiegels
• Auswertung von Eventualpositionen
• Benutzersteuerung über Zugriffsverwaltung
• Citrixfähigkeit
• Datenbankbasierte Lösung
• Einbindung von Grafiken
• Einfache Handhabung des Programms
• Handhabung und Flexibilität bei der Erstellung der LVs
• Layoutgestaltung der Formblätter
• Netzwerkfähigkeit
• Permanente Kostenkontrolle mit Soll/Ist-Vergleich
• Projektübergreifende Auswertungen der Vergaben
• Referenzen des Softwarehauses
• Schnittstellen
• Selbsterklärende Benutzeroberfläche
• Struktur, Aufbau und Durchgängigkeit des Programms
• Übernahme der Mengenermittlung z. B. aus der CAD
• Vielfältige Druckauswertungen

Der Arbeitskreis prüfte anhand des Kriterienkataloges die fünf Softwarelösungen sowie die Referenzen und das Dienstleistungsangebot der Anbieter. Zwei Softwarehäuser kamen in die engere Wahl und konnten ihre Systeme für einen Test installieren.

Mehrere Wochen haben die verschiedenen Fachabteilungen die Handhabung der beiden Programme sowie die Funktionalitäten insbesondere bei der Erstellung der Leistungsverzeichnisse geprüft, während sich die Vergabestelle auf die Anwendung, die einheitliche Layoutgestaltung mit unterschiedlichen Druckköpfen, Druckmöglichkeiten der Leistungsverzeichnisse und Preisspiegel konzentrierte.

Entschieden hat man sich für die durchgängige AVA-Software CALIFORNIA 3000 der Münchener G&W Software Entwicklung GmbH, da diese den Anforderungen der Kommune am Besten entsprach. Seit April 2006 ist die Softwarelösung in Velbert im Einsatz. Mittlerweile arbeiten zwischen 60 und 70 Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen mit dem Programm.

Bohrkernentnahme Brücke Jahnstraße, Velbert-Mitte.

Ausgeschrieben werden über die Zentrale Vergabestelle aber nicht nur die verschiedenen Bauleistungen im Hoch-, Tief- und Gartenbau, sondern auch alle VOL-Leistungen über 5.000 €, angefangen bei Schutzkleidung, Motorsägen, Gartengeräten, Müllbehälter, EDV- und Schulausstattung, Kopierer, Pkw bis zu Feuerwehr- und Rettungswagen etc. Liegen die Leistungen unter 5.000 €, können die einzelnen Fachabteilungen die Verfahren gemäß Dienstanweisung selbstständig durchführen.

Die Fachabteilungen führen erst die Kostenschätzung, dann die detaillierte Kostenberechnung durch und erstellen danach das Leistungsverzeichnis. Nach  Fertigstellung des LVs übergibt die Fachabteilung die Verdingungsunterlagen und ein Vorblatt zum Ausschreibungsverfahren an die Vergabestelle. Das Vorblatt beinhaltet den von der Fachabteilung anvisierten Submissionstermin, die Kostenschätzung, den zuständigen Sachbearbeiter und ob öffentlich oder beschränkt ausgeschrieben werden soll.

Bei einer beschränkten Ausschreibung muss die Begründung, der Ausnahmetatbestand gemäß VOB oder VOL, angegeben werden. Eine beschränkte Ausschreibung kann unabhängig von der Höhe der auszuschreibenden Summe in Frage kommen, sollte nur ein  beschränkter Kreis an Unternehmen zur Durchführung der Maßnahme zur Verfügung stehen oder eine öffentliche Ausschreibung unwirtschaftlich sein.

Differenzierte Zugriffsrechteverwaltung

Nun greifen die Mitarbeiter in der Vergabestelle auf das entsprechende Leistungsverzeichnis zu und sperren die Zugriffsrechte der Fachabteilungen, damit keine Änderungen mehr durchgeführt werden können. Silke Berwing: „Die Änderung der Zugriffsrechte ist einfach im System durchzuführen. Wir  definieren, wer von den Fachabteilungen wann auf welche Daten Lese- und Schreibzugriff hat.“

Die differenzierte Zugriffsrechteverwaltung ermöglicht die Freigabe oder Sperrung sowohl einzelner Programmfunktionalitäten als auch den Zugriff oder die Sperrung auf allen Gliederungsebenen der Datenstruktur von der Projektgruppe bis zum einzelnen Leistungsverzeichnis, über Textbereiche bis zum einzelnen Feld in der Adresskartei.

Vergabestelle und Fachamt prüfen Angebote

Die Fachabteilung erstellt die Ausschreibungsunterlagen sowie die Bieterlisten und die Zentrale Vergabestelle verschickt die Unterlagen nach der Plausibilitätsprüfung an die Bieter. Nach Durchführung der Submission führt ein Mitarbeiter in der Vergabestelle die rechnerische Prüfung der Angebote durch und erstellt den Preisspiegel. Danach prüfen die entsprechenden Fachabteilungen die Angebote fachlich und auf ihre Wirtschaftlichkeit.

Auftragsvergabe und Absagen erfolgen durch das jeweilige Fachamt. Somit werden die Angebote von jeweils zwei verschiedenen Abteilungen kontrolliert. Sollten die Angebote allerdings über 15.000 € liegen, wird zusätzlich vor Auftragserteilung die Rechnungsprüfung eingeschaltet.

Nach dem Fazit zur Softwarenutzung befragt, äußert Silke Berwing: „Ich finde, dass CALIFORNIA 3000 recht einfach zu bedienen ist. Auch haben wir jetzt ein für alle Beteiligten einheitliches, durchgängiges Programm, das sowohl die Anforderungen der unterschiedlichen Bauabteilungen als auch die der anderen Fachabteilungen abdeckt. Da die Preise im System gespeichert sind, bleiben die einzelnen Maßnahmen nachvollziehbar. Auch ist der Zugriff auf die Daten für zukünftige Nutzungen sichergestellt.“

Autorin: Heike Blödorn, Karlsruhe
© G&W Software Entwicklung GmbH 2008

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